Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste 

Tämä Tietosuojaseloste soveltuu Haahtela HR Oy:n asiakas- ja markkinointirekistereihin. Rekisterinpitäjänä toimii Haahtela HR Oy, joka määrittelee henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ja jonka asiakas- tai markkinointirekisteriin kyseessä olevat henkilötiedot kuuluvat. Tässä Tietosuojaselosteessa mainitut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät periaatteet soveltuvat Haahtela HR Oy:n asiakkaisiin ja tähän yhtiöön viitataan tässä Tietosuojaselosteessa termillä ”Haahtela HR Oy” tai ”me”. Yhteystiedot on listattu alla kohdassa 1.


Tässä Tietosuojaselosteessa kerrotaan, mitä asiakkaidemme sekä potentiaalisten asiakkaidemme edustajia (”Rekisteröity”, ”sinä”) koskevia henkilötietoja me keräämme, miten me niitä käsittelemme ja miten voit käyttää oikeuksiasi Rekisteröitynä (kuten oikeus saada pääsy tietoihisi ja oikeus vaatia tiedon korjaamista).


Voimme päivittää tätä Tietosuojaselostetta, mikäli se on tietojen käsittelytapojen muutosten tai muun syyn vuoksi tarpeellista. Emme tee merkittäviä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen tai rajoita Rekisteröityjen tämän Tietosuojaselosteen mukaisia oikeuksia ilmoittamatta tällaisista muutoksista.


Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu henkilötietojen käsittelyyn, jonka Haahtela HR Oy suorittaa rekisterinpitäjänä.  

1.    Yhteystiedot


Rekisterinpitäjän yhteystiedot: 
Haahtela HR Oy;
Y-tunnus: 0864430-2
Osoite: Bulevardi 16 B, 00120 Helsinki
Puhelinnumero: +358 201 101 200
Sähköpostiosoite: haahtela@haahtela.fi


Rekisteristä vastaava henkilö:
Emilia Santasalo, puh. +358 201 101 201, sähköpostiosoite emilia.santasalo@haahtela.fi


2.    Käsiteltävät tiedot 


Saatamme käsitellä alla lueteltuja Rekisteröityjä koskevia tietoja:

 

  • Etu- ja sukunimi

  • Organisaatio ja titteli

  • Sähköposti ja muut Rekisteröidyn antamat yhteystiedot

  • Laskutus- ja maksutiedot

  • Rekisteröidyn ja Haahtela HR Oy:n välinen yhteydenpito

  • Markkinointikiellot ja markkinointisuostumukset


3.    Mistä saamme henkilötiedot? 


Lähtökohtaisesti saamme tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät henkilötiedot Rekisteröidyiltä itseltään. 


4.    Tietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn perusteet 


Tarkoitukset


Haahtela HR Oy käsittelee henkilötietoja seuraavia tarkoituksia varten: 

  • Täyttääksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme ja oikeutemme 

 

Henkilötietoja voidaan käyttää sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi Rekisteröidyn edustamaa Haahtela HR Oy:n asiakasyritystä kohtaan. Mikäli Rekisteröity ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseksi ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseksi. 

 

  • Viestintään Haahtela HR Oy:n ja Rekisteröityjen välillä


Voimme käsitellä henkilötietoja ottaaksemme yhteyttä Rekisteröityihin asiakkaillemme tarjoamiimme palveluihin liittyvissä asioissa sekä ilmoittaaksemme Rekisteröidyille asiakkaillemme tarjoamiamme palveluita koskevista muutoksista.

 

  • Markkinointiin

 

Voimme käsitellä henkilötietoja myös markkinoidaksemme palveluitamme olemassa oleville ja potentiaalisille asiakkaillemme. 

Käsittelyn peruste


Käsittelemme henkilötietoja hoitaaksemme sopimussuhteisiin perustuvat velvollisuutemme asiakkaitamme kohtaan.


Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutetun etumme perusteella. Oikeutettu etumme perustuu liiketoimintamme harjoittamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen, asiakas- ja yhteistyösuhteiden luomiseen ja ylläpitämiseen sekä puolustautumiseen oikeudellisia vaatimuksia vastaan. Kun käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun etumme perusteella, vertaamme oikeutettuja etujamme sinun oikeuteesi yksityisyyteen.


Toisinaan saatamme pyytää sinulta suostumuksen henkilötietojen käsittelylle. Näissä tapauksissa Rekisteröity voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. 


5.    Säilytysaika 


Säilytämme suurinta osaa tämän Tietosuojaselosteen mukaisista henkilötiedoista niin kauan kuin se on tarpeen lakisääteisten velvoitteidemme taikka kirjanpitovelvollisuuksiemme täyttämiseksi. Tällaisia tietoja ovat muun muassa Rekisteröidyn nimi, yhteystiedot sekä laskutus- ja maksutiedot.


Joitain henkilötietoja, kuten Rekisteröidyn nimen, yhteystiedot sekä laskutus- ja maksutiedot, säilytämme niin kauan kuin se on tarpeen puolustautuaksemme mahdollisia oikeudellisia vaateita vastaan. 


6.    Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalusalueen ulkopuolelle


Tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltäviä henkilötietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle vaan säilytämme tietojasi Euroopan talousalueella (”ETA”).


Varaamme kuitenkin jatkossa mahdollisuuden käyttää palveluntarjoajia, jotka sijaitsevat ETA:n ulkopuolella. Tällaisissa tilanteissa sitoudumme suorittamaan toimenpiteet sen varmistamiseksi, että henkilötietojesi suojan taso on riittävä niillä lainkäyttöalueilla, joilla henkilötietojasi käsitellään. Järjestämme riittävän suojauksen henkilötietojen siirroille ETA:n ulkopuolisiin valtioihin palvelutarjoajiemme kanssa solmimillamme Euroopan komission hyväksymiin mallisopimuslausekkeisiin perustuvilla sopimuksilla taikka muilla vastaavilla järjestelyillä. 


Lisätietoa liittyen henkilötietojen siirtoihin voit pyytää ottamalla meihin yhteyttä yllä mainittuja yhteystietoja käyttäen. 


7.    Henkilötietojen vastaanottajaryhmät 


Emme luovuta henkilötietojasi organisaatiomme ulkopuolisille osapuolille, lukuun ottamatta seuraavia tilanteita:  

 

  • Oikeudellisista syistä


Voimme luovuttaa henkilötietoja organisaatiomme ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) Haahtela HR Oy:n tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti. 

 

  • Valtuutetuille palveluntarjoajille


Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille, kuten tilitoimistollemme. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietoturvaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.

 

  • Muista oikeutetuista syistä


Mikäli Haahtela HR Oy on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin kaikkien henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina. Tässä tapauksessa kerromme siirrosta niin pian kuin on kohtuullisesti katsoen mahdollista niille Rekisteröidyille, joiden henkilötietoja siirto koskee.

 

  • Nimenomaisella suostumuksellasi 


Voimme luovuttaa henkilötietoja organisaatiomme ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen Rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa. 


8.    Rekisteröidyn oikeudet 

 

  • Oikeus saada pääsy tietoihin


Sinulla on oikeus saada pääsy käsittelemiimme sinua koskeviin henkilötietoihin. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.

 

  • Oikeus peruuttaa suostumus


Mikäli käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruutusta käsittelemiemme henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

  • Oikeus vaatia tiedon korjaamista 


Sinulla on oikeus vaatia meitä korjaamaan tai täydentämään säilyttämämme virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi.

 

  • Oikeus vaatia tiedon poistamista


Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.

 

  • Oikeus vastustaa


Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin tässä Tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin. Mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä jatkaa tietojen käsittelyä, lopetamme henkilötietojesi käsittelyn vastustamisesi jälkeen.

 

  • Oikeus rajoittaa tiedon käsittelyä


Voit pyytää meitä rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi, kun poisto-, korjaus- tai vastustuspyyntösi ovat käsittelyssä ja/tai kun meillä ei ole oikeutettuja perusteita käsitellä tietojasi.

 

  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen 


Sinulla on oikeus saada henkilötietosi meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle. 

 

  • Oikeuksien käyttäminen


Jos haluat käyttää jotakin yllä olevista oikeuksista, pyydämme sinua lähettämään meille postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot: koko nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Voimme pyytää henkilöllisyytesi todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia. 


9.    Tietoturvallisuus


Käytämme hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Käyttämiämme toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, salasanat, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, palautettavuuden ja vikasietoisuuden varmistamiseksi. Testaamme säännöllisesti järjestelmiämme ja muuta laitteistoa haavoittuvuuksien varalta.


Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia Rekisteröityjen yksityisyydelle, ilmoitamme loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla asiaankuuluville Rekisteröidyille ja muille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.


10.    Valituksen tekeminen


Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Haahtela HR Oy:n henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.

 

 


Viimeksi päivitetty 10.5.2021.