Automatisointi palkanlaskennan avuksi – miten ja miksi?

Palkanlaskennan työvaiheita voidaan helpottaa automatisoinnin ja integraatioiden avulla. Mutta mitä työvaiheita kannattaa automatisoida ja miksi?

Järjestelmät, automatisointi ja integraatiot ovat nykypäivänä hyvin yleisiä monilla eri aloilla ja niiden käyttöä lisätään jatkuvasti. Siitä huolimatta, että yritykset ovat jo heränneet automatisoinnin tuomaan hyötyyn monissa eri toiminnoissaan, liittyy palkanlaskentaan edelleen paljon manuaalista työtä.

Tietoja siirretään ja tallennetaan manuaalisesti järjestelmästä toiseen eikä palkkojen laskentaan tarvittavaa dataa ole monesti saatavilla järkevässä muodossa. Lisien, ylityökorvausten ja muiden palkanosien laskenta jää usein palkanlaskijan tehtäväksi. Mitä enemmän manuaalisia työvaiheita on ja mitä useampaan paikkaan tietoa siirretään, sitä suuremmaksi myös virhemahdollisuuksien riski kasvaa. Sen lisäksi, että manuaalinen työ lisää virhemahdollisuuksia, se myöskin kuluttaa paljon resursseja.

Mutta miksi automatisointia ei hyödynnetä?

Törmäämme usein ajatteluun, että palkanlaskennan säännöt ja prosessit ovat liian monimutkaisia, jonka vuoksi niiden automatisointi ei ole mahdollista tai se koetaan hankalaksi. Kun kokonaisuus tuntuu monimutkaiselta, saatetaan unohtaa, ettei kaikkea tarvitse tehdä kerralla, vaan automatisoinnissa voidaan edetä pienin askelin, tehtävä kerrallaan.

Osa saattaa pelätä kontrollin menettämistä. Ajatus siitä, että järjestelmä huolehtiikin jostain, minkä on aikaisemmin tottunut tekemään itse, voi tuntua aluksi vieraalta ja jopa pelottavalta. Voiko järjestelmään luottaa, ottaako se varmasti kaikki tarvittavat asiat huomioon, miten voin vaikuttaa lopputulokseen? Nämä kysymykset ovat usein esillä, kun keskustelu automatisoinnista aloitetaan. Oman roolin muuttuminen tekijästä tarkastelijaksi mietityttää myös usein. Samaan aikaan työhön kuitenkin toivotaan helpotusta, jotta aikaa jäisi myös muihin, kuin rutiininomaisiin perustehtäviin.

Automatisoinnin hidasteena voi olla myös aika. Sääntöjen määrittely voi olla aikaa vievää ja yritysten voi olla haastavaa löytää aikaa ja tekijöitä. Parhaiden asiantuntijoiden, eli palkanlaskijoiden, aika kuluu perustehtävien suorittamiseen, eikä resursseja ole välttämättä helppoa irrottaa rutiinitehtävien ulkopuoliseen projektiin.

Mitä hyötyä automatisoinnista on?

Automatisoinnilla voidaan säästää aikaa ja resursseja, vaikuttaa työhyvinvointiin sekä vähentää virheiden määrää. Vaikka palkanlaskennan automatisointi voi olla aikaa vievä projekti, kannattaa siihen ehdottomasti panostaa, sillä siitä saatava hyöty on merkittävä.

Palkanlaskentaan liittyvissä tehtävissä työ rytmittyy tiukan aikataulun mukaisesti ja tehtävien suorittamiselle on asetettu tarkat aikarajat. Jos aikataulussa ei pysytä, työntekijä ei saa palkkaansa ja katastrofi on valmis. Pienetkin muutokset, esimerkiksi henkilöstön poissaolot palkkakatkon aikana, voivat vaikuttaa aikataulussa pysymiseen merkittävästi.

Kun samankaltaisena toistuvat perustehtävät automatisoidaan, näihin kulunut aika voidaan käyttää vaativimpiin tehtäviin. Enää ei tarvitse stressata, riittääkö työaika varmasti kaikkien tehtävien suorittamiseen, tai tehdä jatkuvasti ylitöitä, jotta palkat saadaan maksuun ajoissa. Aikataulupaineen helpottaessa työhyvinvointikin usein paranee.

Virheiden minimoiminen on myös merkittävä hyöty, joka automatisoinnilla saavutetaan. Manuaalisessa työssä inhimillisten virhemahdollisuuksien määrä on merkittävä ja riski kasvaa mitä suuremmista massoista tai mitä tiukemmista aikatauluista on kyse, puhumattakaan työn keskeytymisestä tehtävien aikana. Järjestelmä siirtää ja tuottaa aineistoja paljon luotettavammin kuin yksikään ihminen. Se suorittaa sille annetut tehtävät tarkasti annettujen sääntöjen mukaisesti, ilman ulkopuolisia häiriötekijöitä ja keskeytyksiä. Enää ei tarvitse korjata jälkikäteen inhimillisen näppäilyvirheen aiheuttamia virheitä. Palkanlaskijan rooli muuttuu järjestelmän tuottaman aineiston tarkastelijaksi sen sijaan, että tämä tuottaisi aineiston alusta alkaen itse.

Mitä voidaan automatisoida ja mistä kannattaa aloittaa?

Aluksi kannattaa miettiä, mitkä työtehtävät tai työvaiheet aiheuttavat eniten manuaalista työtä – joko itse tehtävän toistuvuuden vuoksi tai siihen liittyvien virhekorjauksien vuoksi. Automatisointi kannattaa aloittaa niistä tehtävistä, joiden suorittamiseen kuluu eniten aikaa, jotka toistuvat säännöllisesti ja joihin löytyy selkeät säännöt. Esimerkiksi seuraavien asioiden automatisointia kannattaa harkita, jos näitä ei vielä ole tehty:

• Verokorttien hakeminen verottajalta sähköisesti

Verokorttien noutaminen verottajalta on ollut mahdollista jo pitkään. Alkuvuosi on usein kiireistä aikaa palkanlaskennassa ja sitä kannattaakin helpottaa sillä, että työntekijöiden uudet verokortit haetaan sähköisessä muodossa verottajalta sen sijaan, että jokaisen työntekijän tiedot päivitettäisiin manuaalisesti.

• Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin

Palkanmaksaja on velvoitettu toimittamaan tiedot maksetuista palkoista ja muista korvauksista tulorekisteriin. Ilmoituksen voi tehdä manuaalisesti sähköisessä asiointipalvelussa, mutta tietojen välittäminen on myös mahdollista automatisoida.

• Palkka-aineiston muodostaminen

Palkka-aineisto on yksi hyvä ja simppeli esimerkki, jossa automatisointia voi ja kannattaa hyödyntää. Työehtosopimuksen määrittämät säännöt voidaan mallintaa ja tuottaa palkka-aineisto näiden sääntöjen ja työntekijöille kirjattujen työvuorojen perusteella. Lisät, ylityöt ja muut maksettavat korvaukset muodostuvat kuin itsestään nappia painamalla.

• Henkilötietojen siirtäminen

Henkilötietojen siirtäminen HR järjestelmästä palkanlaskentaan on myös yksinkertainen tehtävä, jonka automatisointi vähentää huomattavasti manuaalista työtä, vähentää tietojen siirtoon liittyvien virhemahdollisuuksien määrää ja toistuu usein.

Planierin avulla voit automatisoida palkka-aineistojen luomisen ja henkilötietojen siirrot helposti. Jos olet kiinnostunut palkkahallinnon prosessien automatisoinnista, ota meihin yhteyttä niin jutellaan!