Ethän pilaa työntekijäkokemusta huonoilla ohjelmistoilla?
Nykyään on tavallista vaihtaa työpaikkaa tiuhempaan kuin ennen ja työntekijät siirtyvätkin toiselle työnantajalle nopeasti, jos eivät ole täysin tyytyväisiä. Hyvän palkan ja vakaan työpaikan lisäksi työntekijöille on yhä tärkeämpää, että esimerkiksi työilmapiiriin, -kulttuuriin ja -hyvinvointiin liittyvät asiat ovat kunnossa työnantajayrityksessä. Hyvistä työntekijöistä on monella alalla kova kilpailu ja työntekijäkokemuksen merkitys on kasvanut entisestään, sillä hyvä työntekijäkokemus edesauttaa työntekijöiden sitoutumista yritykseen.
Usein ajatellaan, että työntekijäkokemus koostuu kolmesta osa-alueesta: fyysiset tekijät, kulttuuri ja teknologia (ks. Morgan 2017 [1]). Teknologia kattaa mm. työntekijöiden käytössä olevat ohjelmistot, joihin keskitymme tässä tekstissä. Pureudutaan seuraavaksi siihen, miksi yrityksen ohjelmistovalinnoilla on väliä ja kuinka ne vaikuttavat työntekijäkokemukseen.
Työssä käytetään yhä enemmän ohjelmistoja
Monella alalla työpäivät koostuvat yhä enemmän ja enemmän erilaisten teknologioiden hyödyntämisestä. Monessa työtehtävässä erilaisia ohjelmistoja käytetään jopa monta tuntia päivässä, jolloin ohjelmistojen käyttökokemus muodostuu erityisen tärkeäksi.
Teknologiaan liittyvät ongelmat aiheuttavat ihmisissä turhautumista suhteellisen helposti ja nopeasti. Kukapa meistä ei olisi joskus kironnut pätkivää yhteyttä tai huonosti toimivaa ohjelmistoa? Jos huonoksi koetun ohjelmiston kanssa joutuu painimaan ison osan työpäivästään, on selvää, ettei työntekijäkokemus voi olla kovin hyvä. Toisaalta taas positiivinen kokemus voidaan mahdollistaa tarjoamalla työntekijöille sellaiset työkalut, joilla työskentely on helppoa ja sujuvaa.
Teknologia osana työntekijäkokemusta
Teknologia siis muovaa työntekijäkokemusta kulttuurin ja fyysisten tekijöiden ohella. Mitä teknologisessa ympäristössä sitten tulisi huomioida, jotta positiivinen työntekijäkokemus voidaan mahdollistaa? Työntekijäkokemukseen erikoistuneen kirjailija Jacob Morganin [1] mukaan organisaatioiden tulee teknologian osalta keskittyä kolmeen näkökulmaan:
Teknologia on kaikkien saatavilla
Teknologia on laadultaan kuluttajatuotteiden tasolla
Työntekijän tarpeet vs. liiketoiminnan tarpeet
Ohjelmistoa käytetään, kun se on helposti saatavilla ja sitä on helppo käyttää
On tärkeää, että ohjelmistot ovat helposti saatavilla kaikille työntekijöille, minkä lisäksi niiden tulee olla mahdollisimman helppokäyttöisiä. Jos ohjelmiston käyttämiseksi täytyy nähdä vaivaa, kynnys sen hyödyntämiseen kasvaa. Tämä voi johtaa tilanteeseen, jossa työntekijät eivät käytä ohjelmistoa ollenkaan tai käyttävät eri työkaluja, eikä tieto näin pysy kaikille ajan tasalla tai oikeana. Kun ohjelmisto on helposti saatavilla ja helppokäyttöinen, sitä myös käytetään.
Odotukset työssä käytettäviä ohjelmistoja kohtaan ovat kasvaneet
Käyttäjien odotukset työssä käytettävien ohjelmistojen käyttökokemusta kohtaan ovat kasvaneet. Olemme tottuneet käyttämään jatkuvasti vapaa-ajallamme intuitiivisia, kauniita ja hyödyllisiä sovelluksia ja odotamme nyt samaa myös työssä käytettäviltä ohjelmistoilta. On iso hyppy vaihtaa aamulla lennosta yksinkertaisista, moderneista ja silmää miellyttävistä sovelluksista hidastelevaan ja monimutkaisen yrityssovellukseen. Sitä paitsi, jos hyviäkin käyttöliittymiä on mahdollista tehdä, miksi kukaan haluaisi käyttää mitään muuta? Työssä käytettävien ohjelmistojen kohdalla tilanne on usein se, että ohjelmiston käyttäjä ei ole sen ostaja, eikä käyttäjä välttämättä voi itse päättää, mitä työkaluja käyttää työtehtävissään. Tämä ei kuitenkaan ole syy tinkiä käyttökokemusvaatimuksista, sillä käytössä olevilla teknologioilla on oleellinen vaikutus työntekijäkokemukseen, puhumattakaan sen vaikutuksista organisaation tehokkuuteen ja työssä sattuviin virheisiin.
Hyvä ohjelmisto helpottaa yksittäisen käyttäjän työtä
Kun yritykseen valitaan ohjelmistoja, tulee organisaation tarpeiden ja tavoitteiden lisäksi muistaa työntekijöiden, eli käyttäjien tarpeet. On tärkeää, että kaikki suoritettavat työtehtävät tunnistetaan ja työkalujen soveltuvuus niiden suorittamiseen huomioidaan työntekijätasolla. Yksilötasolla oleellista on, että käytössä olevat työkalut helpottavat työtä, eivätkä tee siitä vaikeampaa tai monimutkaisempaa. Huonot ohjelmistot voivat alentaa tehokkuutta ja aiheuttaa virheitä. Kun teknologia hankaloittaa omaa työtä tai sen tekemistä hyvin, turhautuminen kasvaa ja motivaatio alenee. Motivaation kannalta on siis tärkeää, että työntekijät kokevat pystyvänsä tekemään työnsä hyvin ja tehokkaasti.
Hyvä työntekijäkokemus mahdollistaa menestyksen
Hyvä työntekijäkokemus edesauttaa työntekijöiden sitoutumista yritykseen ja on näin avainasemassa yrityksen menestyksessä. Sitoutuneet työntekijät viihtyvät yrityksessä pidempään ja ovat motivoituneempia tekemään oman työnsä hyvin. Motivoituneet työntekijät ovat usein myös tehokkaampia, mikä heijastuu koko yrityksen tehokkuuteen.
Varmista siis, ettei työntekijäkokemus jää kiinni ainakaan epäonnistuneista teknologiavalinnoista.
Huolehdi, että yrityksesi käytössä olevat teknologiat:
ovat kaikkien saatavilla ja helppokäyttöisiä
ovat käyttökokemukseltaan hyviä
vastaavat käyttäjiensä yksilötason tarpeisiin (liiketoiminnan tarpeiden lisäksi)
Jos harkitset yrityksesi käytössä olevien ohjelmistojen päivittämistä, lue täältä vinkkimme onnistuneeseen ohjelmistoprojektiin.
Lähteet
[1]Jacob Morgan (2017) The Employee Experience Advantage: How to Win the War for Talent by Giving Employees the Workspaces they Want, the Tools they Need, and a Culture They Can Celebrate