Harkitsetko ohjelmiston hankintaa? Muista nämä!
Ohjelmistoprojektien onnistumisprosentit eivät perinteisesti ole päätä huimaavia. Epäonnistuminen voi viitata moneen asiaan aina aikataulun venymisestä siihen, että ohjelmistoa ei lopulta saada käyttöön ollenkaan. Varsinkaan isot ohjelmistoprojektit eivät ole aivan helppoja, mutta tätä ei kuitenkaan kannata pelästyä, sillä ohjelmistohankintojen hyödyt ovat usein suuria.
Onnistuneitakin projekteja on paljon, eikä onnistuminen siis suinkaan ole mahdotonta. Muutamiin asioihin keskittymällä parannat todennäköisyyksiäsi huimasti. Kokosimme alle vinkkimme siitä, miten suuremmassakin ohjelmiston hankintaprojektissa voi onnistua.
1. Panosta ohjelmiston valitsemiseen
Ohjelmistoprojektin onnistumismahdollisuudet ovat alusta alkaen nollassa, jos valittu ohjelmisto on yritykselle epäsopiva. Ohjelmistoprojekteissa ensisijaisen tärkeää on siis oikeanlaisen tuotteen valitseminen. Monesti ohjelmistotarjontaa on paljon ja parhaan vaihtoehdon selvittäminen voi olla työlästä.
Tähän vaiheeseen kannattaa kuitenkin panostaa, sillä pahimmassa tapauksessa käyttöönottoprojektin jälkeen huomataan, ettei ohjelmisto sovellukaan yrityksen tarpeisiin ja projekti joudutaan aloittamaan alusta. Muista nämä, kun olet valitsemassa ohjelmistoa:
A) Varmista, että oikeat ihmiset ovat mukana
On ensisijaisen tärkeää, että tulevan ohjelmiston käyttäjä tai käyttäjiä on mukana valinnassa. Heillä on paras tieto siitä, mitä tuotteella pitää pystyä saavuttamaan ja millaiset toiminnot tekevät sen helpoksi.
Mukaan tarvitaan mahdollisesti myös muita asiantuntijoita, johtoa tai teknistä osaamista, riippuen yrityksestä ja hankittavasta ohjelmistosta. Pohdinnan apuna voi miettiä esimerkiksi seuraavia kysymyksiä:
Mitä ohjelmiston käyttöönotolla tavoitellaan ja mistä tai keneltä tämä tarve on peräisin?
Kenellä on eniten tietoa siitä osa-alueesta, johon ohjelmistohankinta vaikuttaa?
Kenen työhön uusi ohjelmisto tulee vaikuttamaan suoraan tai välillisesti?
B) Tee huolellinen vaatimuskartoitus
Mieti tarkasti, mitä ohjelmistolla pitää pystyä tekemään ja millaista tietoa sieltä pitää löytyä. Ohjelmistotarjontaa on monissa tapauksissa paljon ja vaihtoehtojen vertailua helpottaa, kun omat tavoitteet ja rajoitteet ovat kirkkaana mielessä.
Lisäksi kannattaa pohtia, onko teillä muita, ei-toiminnallisia vaatimuksia ohjelmistolle. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi käyttöympäristö (SaaS vs. Desktop) tai integroitavuus toisiin järjestelmiin.
C) Pilotoi tai testaa tuotetta ennen päätöstä
Monesti ohjelmistoja on mahdollista testata tai pilotoida ennen ostopäätöstä. Tällainen mahdollisuus kannattaa ehdottomasti käyttää hyödyksi, sillä tuotteen soveltuvuutta on vaikea arvioida täysin, ilman että pääsee kokeilemaan sitä juuri omiin käyttötapauksiinsa.
2. Suunnittele käyttöönottoprojekti hyvin
Ohjelmiston ostopäätöstä seuraa usein käyttöönottoprojekti. Projektin kesto ja vaadittava työmäärä voivat vaihdella todella paljon hankittavasta ohjelmistosta riippuen. Se voi kestää muutamista päivistä useaan kuukauteen, mutta projektin onnistumisen edellytykset ovat pitkälti samat.
A) Varaa riittävästi aikaa ja resursseja projektille
Usein oletetaan, ehkä huomaamatta, että ohjelmiston käyttöönottoprojekti hoidetaan muiden normaalien töiden ohella. Onnistunut käyttöönotto vaatii usein kuitenkin toimenpiteitä ja perehtymistä myös asiakasyrityksen päässä, joten sille kannattaa allokoida aikaa osallistujien kalenterista.
Vaikka ajan löytäminen tuntuisi haastavalta, se kannattaa, sillä ohjelmistohankinnalle on hyvä syy. Se tulee helpottamaan asioita tai ratkaisemaan jotain yrityksessä olevaa ongelmaa. Mitä nopeammin ohjelmisto saadaan käyttöön, sitä nopeammin sen tuomat hyödyt realisoituvat.
B) Tee selkeä projektisuunnitelma, aikataulu ja vastuunjako
Tee projektille mahdollisimman selkeä toteutussuunnitelma, aikataulu ja vastuunjako. Jos sinulla on mahdollisuus, tee tämä yhdessä ohjelmistotoimittajan kanssa. Toimittajalla on kokemusta ja näkemystä siitä, miten projekti kannattaa toteuttaa.
Suunnitelma ja aikataulu auttavat osallisia hahmottamaan kokonaisuutta ja helpottavat omien töiden priorisointia ja aikataulutusta. Kaiken epäselvyyden poistaminen ja tavoitteiden asettaminen lisää osallistujien sitoutumista projektiin. Varmista, että jokainen tehtävä on jonkun vastuulla.
3. Älä jätä projektia puolitiehen
Käyttöönottoprojekti ei lopu siihen päivään, jona ohjelmisto on otettu käyttöön yrityksessä. Projekti on ollut turha, jos käytössä on hieno ja mahdollisesti kallis ohjelmisto, jota ei hyödynnetä kunnolla. Varsinaisen käyttöönoton jälkeen kannattaa siis varmistaa, että ohjelmistoa käytetään ja siitä saadaan irti sen täysi potentiaali.
A) Seuraa käyttöä
Suunnitelmallisuus kannattaa myös tässä vaiheessa. Seurannalle ja ohjelmiston käytön varmistamiselle kannattaa nimetä vastuuhenkilö ja tehdä selkeä suunnitelma. Seuraa varsinaisen käyttöönoton jälkeen esimerkiksi näitä:
Tavoitteiden saavuttaminen: useimmiten ohjelmisto on hankittu jokin tietty tavoite mielessä. Pyri mahdollisuuksien mukaan mittamaan tavoitteen saavuttamista ja reagoi tarpeen mukaan.
Käyttöaste: jos mahdollista, seuraa ohjelmiston käyttöastetta yrityksessä. Kuinka moni käyttää ohjelmistoa aktiivisesti? Hyödyntävätkö käyttäjät laajasti ohjelmiston tarjoamia toimintoja?
Palaute käyttäjiltä: kerää aktiivisesti palautetta käyttäjiltä. Tuntuuko heistä, että ohjelmisto sujuvoittaa heidän arkeaan? Tuntuuko heistä, että he osaavat käyttää sitä hyvin?
B) Reagoi tarpeen mukaan
Jos havaitset parannettavaa, selvitä tilanteen juurisyyt ja panosta ongelmien ratkaisuun. Jos esimerkiksi ohjelmiston käyttöaste on alhainen, selvitä mistä tämä johtuu. Jos ohjelmiston käyttö tuntuu käyttäjistä hankalalta, ongelma voi ratketa yksinkertaisesti lisäkoulutuksen avulla. Varmista myös, että käyttäjät tietävät, miksi ohjelmisto on hankittu ja mitä yritys siitä hyötyy. Motivaatio käyttöön kasvaa ja muutosvastarinta pienenee, kun syyt ovat kaikkien tiedossa.
Pysy dialogissa ohjelmistotarjoajan kanssa, tämä tuntee tuotteensa ja tietää, miten sitä kannattaa käyttää. Heillä on todennäköisesti näkemystä myös siihen, miten käyttäjät saadaan sitoutumaan uuden ohjelmiston käyttöön ja tätä asiantuntemusta kannattaa hyödyntää.
Ohjelmistohankinnan onnistuminen varmistetaan siis huolellisella suunnittelulla ja seurannalla. Kun harkitset ohjelmiston hankintaa, muista panostaa sopivan ohjelmiston valitsemiseen, käyttöönottoprojektin suunnitteluun ja uuden ohjelmiston käytön seurantaan. Ohjelmistohankinnasta seuraavat hyödyt voivat olla todella suuria, joten resurssien väliaikainen siirtäminen ohjelmistoprojektiin kannattaa.
Harkitsetko sattumalta työvuorosuunnitteluohjelmiston hankintaa? Tutustu täällä aikaisempaan kirjoitukseemme siitä, miten valitset yrityksellesi sopivan työvuorosuunnitteluohjelmiston.