Helpompaa työvuorojen hallintaa – toiminta tehostuu sopivalla ohjelmistolla
Työvuorojen hallintaan liittyvät tehtävät vievät edelleen monessa yrityksessä paljon aikaa ja resursseja. Työvuorojen suunnittelusta muutosten hallintaan, tuntien kirjaamiseen ja palkka-aineiston muodostamiseen asti ulottuvaan kokonaisuuteen liittyy todella paljon tietoa, joka on usein levittynyt moneen paikkaan. Aina myöskään toimintatavat eivät ole täysin yhtenäisiä läpi yrityksen. Kun tietoa pitää päivittää moneen eri paikkaan ja toimintatapoja on useita, virheitä ja unohduksia sattuu, eikä tieto pysy ajan tasalla. Tämä johtaa jatkuvaan tarkistelun tarpeeseen ja turhaan työhön.
Lisäksi on edelleen yleistä, että työvuorojen hallintaan liittyy joskus paljonkin manuaalista työtä, etenkin toteutuneiden työtuntien käsittelyvaiheessa. Mitä enemmän manuaalisia vaiheita vuorojen hallintaan liittyy, sitä suuremmaksi virheiden todennäköisyys kasvaa. Rutiinitöiden automatisoiminen kannattaa, jotta toiminta voi olla tehokasta. Miten työvuorojen hallintaa sitten voitaisiin tehostaa?
Useat työkalut ja pirstaloitunut tieto aiheuttavat turhaa tehottomuutta
Työvuorotoiveet ilmoitetaan suunnittelijalle ripotellen milloin suullisesti, milloin Whatsappilla tai sähköpostilla. Pyhäpäivät ja mahdolliset poikkeukset kuten koulutuspäivät tarkistetaan erillisestä kalenterista. Työntekijöiden osaamiset ja sopimustunnit tarkistetaan vielä erillisestä paikasta ja edellinen työvuorolista haetaan työpaikan seinältä suunnittelun malliksi.
Sama trendi jatkuu työvuorosuunnitelman valmistumisen jälkeen. Työvuorot ilmoitetaan työntekijöille sähköpostilla ja muutokset työvuoroihin merkitään tulostettuun työvuorolistaan kynällä. Tuntikirjauksia unohdetaan tehdä ja palkkoja täytyy korjailla myöhemmin.
Kun tietoa joudutaan hakemaan monesta eri paikasta, tuhlataan valtava määrä aikaa ja energiaa, eikä tieto todennäköisesti pysy ajantasaisena kaikille osapuolille. Myös virheiden mahdollisuus kasvaa, kun tieto on pirstaloitunut useampaan paikkaan ja sitä käsitellään manuaalisesti.
Sopivalla ohjelmistolla työvuorojen hallinta on tehokasta
Työvuorojen hallintaa helpottaa ohjelmisto, jota hyödyntävät kaikki osapuolet työvuorojen suunnittelijasta työntekijään ja palkanlaskijaan. Kun työvuorotoiveet, työvuorolistat, muutosten hallinta, tuntikirjaus ja palkka-aineiston muodostaminen voidaan kaikki hoitaa helposti yhdessä paikassa, voidaan vähentää turhaa kuormitusta yhtenäisten toimintatapojen avulla.
Kun tietoa tarvitsee päivittää vain yhteen paikkaan, pysyy se todennäköisemmin myös oikeana ja ajan tasalla. Kun kaikki osapuolet pääsevät aina käsiksi ajan tasalla olevaan tietoon, pysyy jokainen kärryillä tärkeistä asioista, ja vältytään epäselvyyksiltä ja väärinkäsityksiltä.
Sen lisäksi, että kaikki pääsevät ajantasaiseen tietoon käsiksi, on oleellista, että jokainen käyttäjä pystyy suorittamaan omat arjen työtehtävänsä helposti ja nopeasti. Juuri työvuorojen hallintaan kehitetyissä ohjelmistoissa onkin se hyvä puoli, että niiden toiminnot on todella suunniteltu helpottamaan työvuorosuunnittelijan, työntekijän, palkanlaskijan ja mahdollisten muiden osapuolien työtä sekä keskinäistä kommunikaatiota.
Pelkkä ohjelmiston olemassaolo ei riitä
Pelkkä ohjelmiston hankkiminen ei kuitenkaan riitä, vaan se pitää saada myös tehokkaasti käyttöön koko yrityksessä. Onnistuminen edellyttää sitä, että kaikki osapuolet todella käyttävät ohjelmistoa, ja että sitä käytetään yhteisten pelisääntöjen mukaisesti. Jotta tämä voidaan varmistaa, on tärkeää poistaa kaikki mahdolliset esteet ohjelmiston käytöstä. Jos ohjelmistoa on vaikea käyttää, tai sen tarkoitusta ei ymmärretä, voi into sen käyttämiseen olla alhaalla. Tämä voi johtaa jopa siihen, että työntekijät päätyvät kuitenkin käyttämään muita työkaluja.
Varmista siis, että:
ohjelmisto on helppokäyttöinen ja koulutus on riittävää
kaikki osapuolet pääsevät helposti käsiksi ohjelmistoon
ohjelmiston käyttöön liittyvät toimintatavat ja prosessit ovat kaikille selkeitä
käyttäjät ovat tietoisia ohjelmiston hyödyistä ja siitä, miksi sen käyttäminen on tärkeää
käyttäjät tietävät kenen puoleen kääntyä, jos kokevat haasteita ohjelmiston käytössä.
Lue täältä myös vinkkimme muutosvastarinnan minimointiin ohjelmistoprojektissa.
Oikean ohjelmiston valinta tärkeässä roolissa
Helppokäyttöisellä, yrityksen tarpeisiin vastaavalla ohjelmistolla työ siis helpottuu ja nopeutuu, minkä lisäksi virheiden määrä pienenee ja tieto pysyy ajan tasaisena. Tämä toteutuu kuitenkin vain silloin, kun ohjelmisto todella sopii käyttäjien ja yrityksen tarpeisiin hyvin.
Sopivan ohjelmiston valintaan kannattaa siis panostaa! Ennen hankintaa on tarpeen tehdä huolellinen tarvekartoitus, jonka perusteella tarjolla olevia ohjelmistoja voidaan lähteä vertailemaan. Lue täältä vinkkimme ohjelmiston hankinnassa onnistumiseen.
Työvuorojen hallintaa voidaan siis kokonaisuutena tehostaa, kun kaikki tieto ja tehtävät tuodaan yhteen paikkaan, johon kaikilla osapuolilla on pääsy. Kun käytössä oleva ohjelmisto palvelee kaikkien käyttäjiensä tarpeita ja on helppo käyttää, helpottuu työnteko myös yksilötasolla. Työvuorojen hallinnasta voidaan näin poistaa valtava määrä manuaalista työtä ja kuormitusta.
Me Planierilla haluamme tehostaa yritysten toimintaa tekemällä työvuorojen hallinnasta mahdollisimman helppoa ja vaivatonta kaikille osapuolille. Planier tuo koko työvuorojen hallinnan prosessin - työvuorotoiveista työvuorojen suunnitteluun, tuntikirjaukseen ja palkka-aineiston muodostamiseen asti - yhteen ohjelmistoon. Työntekijät, työvuorosuunnittelijat, esihenkilöt ja palkanlaskijat pääsevät helposti käsiksi tarvitsemaansa tietoon ja voivat hoitaa työtehtävänsä nopeasti ja helposti.
Lue lisää Planierista täällä.