HR-päättäjän TOP 5 -muistilista hybridityöhön

Työelämä on monelta osin muuttunut viimeisen parin vuoden aikana ja etenkin lisääntynyt etätyö on aiheuttanut suuria muutoksia myös HR-toiminnoissa. Viimeistään nyt onkin hyvä aika varmistaa, että yrityksen toiminnot ovat kunnossa myös alkavaa hybridityöskentelyä ajatellen.

Korona on varmasti aiheuttanut mullistuksia jokaisessa yhtiössä ja jokaisen työelämässä. Uusia kokoontumisen, jaksamisen ja työn hallinnan tapoja on jouduttu kehittämään sekä opettelemaan. Selvitimme, mihin viiteen asiaan HR-päättäjien tulisi nyt kiinnittää erityistä huomiota, jotta hybridityöskentely sujuisi mahdollisimman hyvin.

1. Tapahtumat

Koronan vuoksi monessa yrityksessä on jouduttu siirtämään sekä työpaikan omia juhlia, mutta myös asiakastapahtumat ovat olleet kortilla. Yhteiset tapahtumat ovat kuitenkin mainio keino ylläpitää työhyvinvointia ja yhteishenkeä. Uskomme, että virtuaalitapahtumien trendi ei ole suinkaan vielä hiipumassa, ja niitä tullaan jatkossa yhä järjestämään sekä omille työntekijöille kuin myös asiakkaille.

Isompiin ja virallisempiin tapahtumiin esimerkiksi Brella tarjoaa oivan ratkaisun. Palvelu sisältää kaikki tarvittavat ominaisuudet sekä pienemmille tapahtumille, että suurille asiakastapahtumille tai virtuaalimessuille.

2. Työergonomia ja työviihtyvyys

Monelle meistä on tullut tutuksi työskentely keittiö- tai sohvapöydän äärellä ja tämä onkin varmasti yksi merkittävimmistä syistä, miksi moni haluaa palata vauhdilla oman toimistotyöpisteensä äärelle.

Työergonomiaan vaikuttaa kuitenkin myös työpäivän aikainen liikkuminen. Hybridiaikanakaan ei kannata unohtaa liikkumisen merkitystä, ja tähän saa apua liikkumaan kannustavasta sovelluksesta (esim. Cuckoo), joka kehittää yrityskulttuuria samalla kun työntekijät voivat kilpailla leikkimielisesti keskenään tai muiden yritysten kanssa digitaalisesti.

Moni HR-alalla työskentelevä on kantanut varmasti myös isoa huolta henkilöstön psyykkisestä jaksamisesta. Vaikka toimistolle paluu antaa varmasti monelle lisäpuhtia, haluaa osa jäädä edelleen työskentelemään kotiin. Toisinaan apua voi olla myös helpompi hakea suoraan kotisohvalta kuin lähteä taapertamaan räntäsateessa kohti työterveyshuoltoa. Virtuaalista keskustelu- ja sparrailutukea työntekijöille tarjoaa esimerkiksi suomalainen Auntie-palvelu.

3. Rekrytointi

Lähes kaikille pandemian aikana työpaikkaa hakeville on tullut varmasti tutuksi esimerkiksi Teamsin kautta tehtävät videohaastattelut, jossa työnhakija tapaa ensimmäistä kertaa uuden mahdollisen työnantajansa etänä. Vaikka uskomme, että tulevaisuudessa kasvokkain tehtävät haastattelut tulevat taas jatkumaan, niin omaa rekrytointiprosessia kannattaa silti pohtia uudesta näkökulmasta. Mitä jos automatisoisit rekrytointiprosessia videoimalla jo etukäteen haastattelukysymykset alkuvaiheen hakijoille?

Haastatteluprosessia helpottaaksesi ja rekrytointeja automatisoidaksesi kannattaa tutustua vaikkapa kotimaisen RecRight:n tarjoamaan palveluun, jossa työnhakijat nauhoittavat vastauksensa työnantajan ennalta videoimiin kysymyksiin osana alkupään rekrytointiprosessia.

Uskomme, että tulevaisuudessa videohaastatteluja tullaan myös analysoimaan entistä tarkemmin – esimerkiksi kuka puhui haastattelussa eniten ja mitä haastateltavat itse asiassa sanoivat. Videohaastattelusta saadaan jo nyt irti monenlaista analytiikkaa, eikä haastattelijan tarvitse olla enää pelkän muistin tai intuitionsa varassa. Suosittelemmekin pitämään silmällä tähän tarkoitettuja kansainvälisiä palveluja kuten esimerkiksi MetaView:ta.

4. Työvuorosuunnittelu

Työvuorosuunnittelulla voidaan vaikuttaa moneen asiaan ja etenkin vuorojen tehokkuus, tasapuolisuus ja suunnittelun nopeus ovat asioita, joihin kannattaa keskittyä. Työntekijöiden tasapuolisella kohtelulla parannetaan yrityksen imagoa ja pidetään työntekijät tyytyväisinä (lue lisää täältä ja täältä). Samalla täytyy kuitenkin muistaa, että yrityksen pyörittäminen on liiketoimintaa, jossa työvuorojen tehokkuus vaikuttaa suoraan yrityksen tulokseen.

Työvuorosuunnitteluun tarkoitettu SaaS-ohjelmisto helpottaa suunnittelijan työtä ja tarjoaa monia hyötyjä verrattuna esimerkiksi taulukko-ohjelmalla suunnitteluun (lue lisää täältä). Yksi hyödyistä on se, että kaikki ajantasainen tieto on jatkuvasti jokaisen osapuolen saatavilla, riippumatta siitä missä työtä tehdään. Tämä hyöty korostuu entisestään etätyöaikana.

Tähän käyttöön haluamme tietenkin suositella asiakkaiden kanssa yhdessä kehittämäämme Planieria. Planier tarjoaa kaikki avaimet älykkäämpään työvuorosuunnitteluun. Palvelun avulla saadaan myös hoitumaan työajanseuranta sekä TES-tulkinta kädenkäänteessä.

5. Whistleblowing-kanavat

Haluamme nostaa lopuksi vielä HR-päättäjän muistilistalle EU:n asettaman direktiivin, joka velvoittaa kaikki yli 50 henkilöä työllistävät yritykset hankkimaan niin kutsutun Whistleblowing -ilmoituskanavan työntekijöiden ja sidosryhmien käyttöön.

Työntekijöiden tulee pystyä ilmoittamaan havaitsemistaan väärinkäytöksistä kuten esimerkiksi petoksista, korruptiosta tai seksuaalisesta häirinnästä anonyymisti. Anonyymin kanavan ja direktiivin tarkoituksena on suojata ilmoittajan henkilöllisyyttä ja koskemattomuutta, sekä tuoda julki yrityksissä tapahtuvia väärinkäytöksiä. Ensimmäisten yritysten on hankittava kanava jo tämän vuoden loppuun mennessä, joten asiaan kannattaa paneutua jo nyt. Esimerkiksi EasyWhistle tarjoaa lisätietoa ilmoituskanavista sekä ratkaisun, jolla direktiivin noudattaminen on helppoa.

Me ainakin täällä Planierissa odotamme jo innokkaana työkavereiden näkemistä, uusia hybridipalavereja, valmiita lounaita sekä kahvikoneen turvallista surinaa. Mikäli harkitset yrityksenne työvuorosuunnittelun helpottamista digitaalisilla työkaluilla, niin ota yhteyttä ja jutellaan!