Kuusi syytä haastaa vanhat käytännöt ja tuoda työvuorosuunnittelu tähän päivään

Teetkö työvuorosuunnittelua jollain tietyllä tavalla, koska olet tottunut tekemään niin, vai oletko pohtinut, mikä olisi sinulle paras tapa? Työvuorosuunnittelua voi tehdä monella tapaa, toiset käyttävät kynää ja paperia tai Exceliä, toiset taas hyödyntävät uusimpia työvuorosuunnitteluohjelmistoja.

Työvuorosuunnittelua tehdään usein jollain tutulla tavalla, joka on aikoinaan opittu, kun suunnittelua on alettu tekemään. Tarjolla olevia vaihtoehtoja kannattaa kuitenkin punnita, sillä työkaluilla on valtava merkitys esimerkiksi tehokkuuden ja työtyytyväisyyden kannalta. Lue kuusi syytä miksi kannattaa haastaa vanhat käytännöt ja siirtyä rohkeasti kohti uusia tapoja tehdä työvuorosuunnittelua ja käsitellä työaikaan liittyvää tietoa.

1. Datan hallinnan parantaminen

Tiedonhallinta on haastavaa, jos tietoa on useassa eri paikassa ja etenkin jos tieto on useiden henkilöiden muistin varassa. Työvuorosuunnittelija saa työntekijöiden vuorotoiveita pitkin kuukautta eri kanavista ja joutuu tarkistelemaan niitä työvuorolistaa tehdessään. Työntekijä toimittaa tuntilapun esihenkilölle, joka puolestaan toimittaa hyväksytyt tunnit omalle esihenkilölleen tai palkanlaskijalle. Palkka-aineiston parissa työskentelevä tulkitsee työtunnit työehtosopimuksen mukaan. Virheiden mahdollisuus ja työmäärä kasvavat, kun tietoa on useassa eri paikassa. Lisäksi tiedon kulussa voi olla haasteita, varsinkin jos henkilöt sijaitsevat eri paikoissa.

Kun käytössä on työvuorosuunnitteluohjelmisto, voidaan kaikki oleellinen tieto tuoda samaan paikkaan. Ja kun kaikki tieto on samassa paikassa, se pysyy paremmin ajan tasalla ja kulkee helpommin jokaiselle osapuolelle.

Lisäksi tietoa pystytään hyödyntämään paremmin. Hyvässä ohjelmistossa vuorotoiveet ovat suunnittelijan nähtävillä suunnitelmaa tehdessä ja ohjelmisto varoittaa, jos suunnitelmassa rikotaan työaikasääntöjä. Tieto sairauspoissaoloista ja toteutuneista työtunneista kulkee suoraan työntekijältä palkkahallintoon asti. Kun työntekijätiedot, vuorotoiveet, työvuorot, tuntikirjaukset ja TES-tulkintojen säännöt löytyvät samasta ohjelmistosta, virheiden todennäköisyys pienenee ja suunnittelijan vaivaa säästyy.

2. Työvuorosuunnittelun helpottaminen

Työvuorosuunnittelussa pitää huomioida esimerkiksi työntekijän sopimustunnit, mahdolliset suunnittelujaksolle osuvat pyhäpäivät, työaikasäännöt ja työntekijöiden toiveet. Työvuorosuunnittelun tekeminen esimerkiksi Excelillä on hyvin yleistä. Suunnittelu ja muutosten tekeminen Excelillä voi olla helppoa, mutta ei niin tehokasta, kuin se voisi olla. Työvuorojen hallinnoiminen, muutosten ylläpitäminen ja asioiden muistaminen vaatii paljon kapasiteettia työvuorosuunnittelijalta.

Ohjelmiston avulla työvuorosuunnittelua voidaan nopeuttaa ja helpottaa. Ulkoa muistettavien asioiden määrä vähenee, kun työntekijöiden osaaminen, sopimustunnit, työaikasäännöt ja toiveet löytyvät samasta näkymästä. Hyvä käyttöliittymä varmistaa, että suunnittelu on tehokasta ja miellyttävää.

3. Sijaisuuksien hallinnan tehostaminen

Viime hetken muutokset, kuten äkilliset poissaolot aiheuttavat usein stressiä työvuorosuunnittelijoille. Kun työntekijä ilmoittaa, ettei pääsekään saman illan työvuoroon, on suunnittelijalla kiire löytää jostain osaava työntekijä sairastuneen tilalle. Useissa yrityksissä työvuoroja saatetaan tarjota WhatsAppissa useammalle työntekijälle kerrallaan ja useammassa eri ryhmässä. WhatsAppissa viestejä tulee helposti kymmeniä, jopa satoja ja niiden läpikäynti vie paljon aikaa. Toinen yleinen tapa on tarjota työvuoroja soittamalla työntekijöille yksi kerrallaan. Tämä on kuitenkin hyvin hidasta, jos joudutaan soittamaan useammalle työntekijälle ja varsinkin jos työvuoroihin tarvitaan useampia työntekijöitä.

Nykyaikaisessa työvuorosuunnitteluohjelmistossa työvuorojen tarjoaminen on tehty helpoksi. Työvuoroja voidaan tarjota isolle joukolle yhdellä napin painalluksella ja kun työvuorolle on saatu työntekijä, tieto päivittyy heti kaikille osapuolille. Usein työvuorosuunnitteluohjelmistoihin on määritetty taustalle työntekijän osaamiset, jolloin vuoro voidaan tarjota suoraan kaikille soveltuville työntekijöille, eikä työntekijöiden osaamista tai soveltuvuutta tarvitse tarkistaa erikseen.

Moderneihin työvuorosuunnitteluohjelmistoihin kuuluu usein myös mobiilisovellus. Tällöin uusista työvuorotarjouksista voidaan lähettää push-ilmoitus puhelimeen ja myös vuoron varaaminen onnistuu sieltä nopeasti ja kätevästi. Tiedonkulku on nopeaa ja tehokasta, kun halutut työntekijät voidaan tavoittaa yhdellä kertaa.

4. Työvuoroihin liittyvien muutosten hallinta

Työvuoroihin voi tulla paljonkin muutoksia, esimerkiksi työntekijöiden sairastumiset tai työkohteen työtarpeen äkilliset muutokset voivat johtavaa siihen, että toteutuneet vuorot eroavat suunnitelluista. Excelissä muutosten hallitseminen vaatii hyvää muistia ja jatkuvaa Excelin päivitystä. Työntekijöiden tulee toimittaa esihenkilölle tieto muuttuneista työvuoroista. Usein tämäkin tieto tulee ripoteltuna eri kanavista, kuten puhelimitse, sähköpostitse tai jopa paperilapulla.

Nykyaikaisessa ohjelmistossa myös tuntikirjaus onnistuu mobiilisovelluksella heti vuoron päätyttyä. Työntekijä voi itse kirjata muuttuneen työajan ja kuitata työvuoro tehdyksi, minkä myötä se on automaattisesti esihenkilön tai palkanlaskijan tiedossa.

5. Työaikasäännöt ja niiden noudattaminen

Työehtosopimuksissa on paljon työaikoihin määritettyjä ehtoja, liittyen esimerkiksi työskentely- ja lepoaikoihin. Työehtosopimuksessa on myös määritelty minä päivinä työntekijät ovat velvollisia työskentelemään. Excel tai kynä ja paperi auttavat hahmottamaan, minkä verran työntekijä on tehnyt tiettynä ajanjaksona töitä. Nämä eivät kuitenkaan tarjoa tukea työaikasääntöjen noudattamisen varmistamiseen ja jos työvuoroja ja työntekijöitä on paljon, voi työaikasääntöjen seuraaminen muodostua haastavaksi ja tarkistelu aikaa vieväksi.

Hyvän työvuorosuunnitteluohjelmiston avulla työvuorosuunnittelijan ei tarvitse muistaa työaikasääntöjä ulkoa, koska ohjelmisto osaa hälyttää suunnitelmassa rikotuista säännöistä. Suunnittelija voi keskittyä olennaiseen, eli suunnitella työvuoroja tehokkaasti useammalle työntekijälle kerrallaan, eikä hänen tarvitse käyttää aikaa työaikasääntöjen miettimiseen.

6. Automaattinen työaikasääntöjen tulkinta ja palkka-aineiston muodostaminen

Jos toteutuneita työvuoroja ylläpidetään esimerkiksi Excelissä, täytyy palkka-aineiston muodostamiseen vaadittava työaikasääntöjen tulkinta tehdä manuaalisesti. Useammassa työehtosopimuksessa velvoitetaan maksamaan erilaisia lisiä riippuen työajasta, eikä Excel osaa tulkita mihin aikaan työntekijä on tehnyt esimerkiksi ilta- tai yötyötä. Palkanmaksuaineiston tuottaminen vaatii kaavojen pyörittämistä ja turhaa manuaalista työtä. Jos työntekijöitä on paljon ja käytössä on useampia työehtosopimuksia, sekä työmäärä että virheiden todennäköisyys kasvavat.

Modernissa ohjelmistossa työaikasääntöjen tulkitseminen on automaattista. Kun työntekijälle määritellään työehtosopimus ja palkkaperuste, osaa ohjelmisto automaattisesti laskea tehtyjen työvuorojen perusteella hänelle kuuluvan palkan suuruuden. Ohjelmiston avulla virheiden määrä vähenee ja näin ollen korjattaviin palkkoihin kuluva aika pienenee huomattavasti. Joissain ohjelmistoissa palkka-aineiston muodostumisen yhteydessä voidaan automaattisesti luoda myös laskutusaineisto. Ohjelmistointegraatioiden avulla palkka-aineisto voidaan myös siirtää suoraan palkkajärjestelmään, eikä tietoja tarvitse syöttää toiseen järjestelmään manuaalisesti.

Planier tarjoaa modernin ratkaisun työvuorosuunnitteluun, sijaisuuksien hallintaan, tuntikirjaukseen ja palkka- ja laskutusaineiston käsittelyyn. Toiminta on tehokasta, kun koko prosessi aina vuorotoiveiden ilmoittamisesta palkka-aineiston muodostamiseen hoituu samalla ohjelmistolla. Mobiilisovellus tuo työntekijöiden työvuorot kätevästi puhelimeen ja nopeuttaa sijaisten löytämistä. Lue täältä lisää Planierin ominaisuuksista ja ota meihin yhteyttä, niin jutellaan!