Miksi teknologiavalinnoilla on merkitystä työntekijöiden sitouttamisessa?

Yksittäisen työntekijän kokemus organisaation jäsenenä on hyvin yksilöllinen, sillä havainnoimme aina ympäristöämme eri tavoin ja eri lähtökohdista. Kuitenkin meitä ihmisiä yhdistää myös samanlaiset tarpeet työelämässä. Harva nauttii epäarvostavasta työympäristöstä tai takkuilevista järjestelmistä, nautimme kun saamme sopivasti haasteita ja työ tuntuu meille merkitykselliseltä.

Organisaatiot ovat nykypäivänä yhä enemmän heränneet työntekijäkokemuksen tärkeyteen, ja hyvä näin, sillä työtä riittää. Gallupin tutkimuksen [1] (2019) mukaan ainoastaan 15 % työntekijöistä ovat työhönsä sitoutuneita maailmanlaajuisesti tarkasteltuna. Tutkimuksessa tunnistetaan, että sitoutuneet työntekijät suoriutuvat muita (vähemmän sitoutuneita) työntekijöitä paremmin arjen haasteista ja lisäävät yrityksen kannattavuutta.

Sitoutumista voidaan parantaa työntekijäkokemusta kehittämällä. Työntekijäkokemuksen kehittämiseen keskittyvä organisaatio pyrkii teknologiaa hyödyntämällä, kulttuuria muovaamalla ja työtiloja muotoilemalla luomaan organisaation, johon työntekijät ovat halukkaita sitoutumaan [2]. Voisi sanoa, että teknologia on jo mullistanut yritysten ja kuluttajien kanssakäymisen, joten samaa on odotettavissa myös henkilöstön ja organisaation interaktioissa etenkin aikakaudella, jolla kilpailu hyvistä osaajista on kovaa. On kuitenkin ikävä tosiasia, että monella työpaikalla hermoja raastaa juuri se tietotekniikka. Tyypillisesti turhautumista aiheuttavat keskeneräiset IT-projektit, järjestelmien hitaus sekä perehdytyksen puutteellisuus.

Helsingin Sanomien [3] (2017) teettämän kyselyn perusteella peräti 46 prosenttia vastanneista kuvaili kokevansa tietotekniikan aiheuttamien haittojen olevan hyötyjä suurempia. Teknologian tuloa työelämään ei kuitenkaan itsessään vastustettu, vaan suurin ahdistuksen aiheuttaja oli järjestelmien käytettävyys, tai pikemmin sen puute. Sisäisellä tietotekniikalla on toisin sanoen suuri merkitys työntekijäkokemuksen rakentumisessa.

Hyvän digitaalisen työntekijäkokemuksen kannalta on tärkeää, että teknologian on oltava saatavilla kaikille työntekijöille riippumatta työntekijän roolista tai asemasta. Toiseksi teknologian käyttökokemuksen tulisi olla vastaava kuin kuluttajatuotteissa. Lisäksi teknologisten ratkaisujen valinnassa työntekijän tarpeet tulisi olla tasavertaisia liiketoiminnallisten vaatimusten kanssa.

Teknologian tavoite organisaatiossa on tukea työntekijöiden suorituskykyä ja luoda edellytykset työtehtävistä suoriutumiseen parhaimmalla ja tehokkaimmalla mahdollisella tavalla, mutta silti hyvien tarkoitusten pohjalta käynnistetyt tietojärjestelmähankkeet epäonnistuvat usein. Yksi taustasyy voisi olla Microsoftin teettämän tutkimuksen [4] perusteella se, että suomalaisyritykset edistävät digimuutosta edelleen teknologia ja prosessit, eikä työntekijäkokemus, edellä.

Miten lähestyä tietojärjestelmäprojektia työntekijälähtöisesti?

Työntekijöiden osallistaminen tietojärjestelmäprojekteihin sen loppuvaiheessa ei ole enää nykypäivää, vaan on tärkeää antaa työntekijöille mahdollisuus vaikuttaa heidän työtapojaan muuttavien järjestelmien ominaisuuksiin ja toiminnallisuuksiin. Mikäli halutaan vahvistaa työntekijäkäyttäjien osallisuutta, ja näin edesauttaa projektin menestystä, kannattaa projektia lähestyä esimerkiksi näin:

1. Projektin tavoitteiden asetanta

Loppukäyttäjät kannattaa ottaa mukaan sekä käytettävyystavoitteiden että toiminnallisten vaatimusten määrittelyyn. Näin varmistutaan siitä, että tavoitteet ovat yhteisiä ja ohjaavat organisaatiota kohti toimivia ratkaisuja.

2. Järjestelmäkartoitus

Tuotevertailuun on tärkeää saada mukaan järjestelmän loppukäyttäjät, sillä heillä on parhaat valmiudet arvioida sitä, kuinka hyvin järjestelmä vastaa käyttäjiensä tarpeisiin. Monet järjestelmätoimittajat tarjoavat mahdollisuuden kokeilla tuotetta ennen ostopäätöstä ja tällöin on tärkeää, että järjestelmän ominaisuuksia ovat arvioimassa ne henkilöt, jotka tuntevat tarpeen ja käyttötapaukset parhaiten.

3. Koulutus

Perusteellinen koulutus järjestelmän käyttöön on luonnollisesti tärkeässä osassa onnistunutta projektia sillä hyvän koulutuksen avulla loppukäyttäjät saavat varmuutta järjestelmän käyttöön. Koulutuksessa olisi hyvä varmistaa, että loppukäyttäjät pääsisivät jo koulutuksessa harjoittelemaan järjestelmällä tilanteita, jotka liittyvät oikeisiin työtehtäviin.

4. Jatkuvan palautteen mahdollistaminen

Vaikka järjestelmän käyttöönotto olisi takanapäin on hyvä kerätä jatkuvaa palautetta työntekijöiltä mahdollisista käytettävyysongelmista, sillä ainoastaan tiedostetut ongelmat voidaan lopulta ratkaista.

Lopulta hyvään digitaaliseen työntekijäkokemukseen tarvitaan vain organisaatio, joka ymmärtää työntekijäkokemuksen merkityksen ja haluaa helpottaa työntekijöidensä arkea ja ymmärtää ja huomioi työntekijöiden tarpeet järjestelmähankinnoissa.

Referenssit:

[1] https://www.gallup.com/workplace/266822/engaged-employees-differently.aspx

[2] Morgan, J. (2017). The employee experience advantage: how to win the war for talent by giving employees the workspaces they want, the tools they need, and a culture they can celebrate. Hoboken, New Jersey: Wiley.

[3] https://www.hs.fi/teknologia/art-2000005435009.html

[4] https://news.microsoft.com/europe/features/embracing-digital-culture/