Milloin on oikea aika hankkia työvuorosuunnitteluohjelmisto?

Yksikään yritys ei halua hankkia turhia ohjelmistoja. Pahimmillaan ohjelmisto voi olla työtä monimutkaistava turha kustannus, jonka käyttämisestä työntekijät valittavat kahvipöydässä. Parhaimmillaan se voi tehostaa toimintaa, ratkaista lukemattomia haasteita ja parantaa työntekijäkokemusta.

Yllä mainittu pätee myös työvuorosuunnitteluohjelmistojen kohdalla. Monessa yrityksessä työvuorosuunnittelu tehdään esimerkiksi Excelillä tai muulla työkalulla, jota ei ole varsinaisesti suunniteltu työvuorosuunnittelua varten. Pienimmissä yrityksissä, joissa tehdään hyvin yksinkertaista suunnittelua, tällainen ratkaisu voi toimia hyvinkin, mutta jossain kohtaa raja tulee vastaan eikä tällainen suunnittelu ole enää mielekästä tai järkevää.

Mistä sitten tietää, olisiko parempi siirtyä käyttämään varsinaista työvuorosuunnitteluohjelmistoa? Kannattaa pohtia ainakin alla lueteltuja kysymyksiä.

Tuntuuko toimivan työvuorolistan tekeminen haastavalta tai viekö se paljon aikaa?

Hyvän työvuorolistan tekemiseen vaaditaan lukuisten eri näkökulmien huomioon ottamista. Näitä ovat esimerkiksi listan kustannus, työntekijöiden sopimustunnit, erilaiset säännökset ja ergonomia. Kaikkien näiden huomioon ottaminen on hankalaa ja aikaa vievää, jos vuorot eivät ole hyvin säännöllisiä. Monimutkaisemmilla toimialoilla jo yli viidelle työntekijälle suunnittelu voi olla haastavaa, jos työntekijät esimerkiksi käyvät päivän aikana useissa työkohteissa ja vuorojen kellonajat vaihtelevat.

Ensimmäinen selkeä hyöty työvuorosuunnitteluohjelmiston hankinnasta on manuaalisen työn väheneminen ja suunnittelun helpottuminen. Jos työvuorolistan tekoon uppoaa tunteja tai se tuntuu haastavalta tehtävältä, voidaan sopivalla ohjelmistolla helpottaa suunnittelijan työtä ja säästää aikaa.

Aiheuttaako työvuorolistan muutos kaaoksen?

Työntekijä tekee eri pituisen päivän kuin alun perin oli sovittu, mutta tieto tästä ei välity kaikille osapuolille, joten palkkoja tai laskutusta joudutaan korjailemaan jälkikäteen. Työntekijän äkillinen sairastuminen johtaa valtavaan selvitysrumbaan, jotta vuoroon saadaan tuuraaja ja muutkin vuorot saadaan tehtyä sovitusti. Kuulostaako tutulta?

Hyvä työvuorosuunnitteluohjelmisto tukee suunnittelijaa muutostilanteissa. Työntekijät kirjaavat toteutuneet tunnit mobiilisovelluksella heti vuoron päätyttyä ja tieto pysyy ajantasaisena kaikille osapuolille. Hyvä ohjelmisto auttaa suunnittelijaa vastaamaan nopeisiin muutostarpeisiin kertomalla kuka työntekijä olisi vapaana tuuraamaan sairastunutta työkaveria.

Vaatiiko työaikasäännöissä pysyminen manuaalista laskentaa ja miettimistä?

Lainsäädäntö ja työehtosopimukset asettavat monenlaisia rajoituksia työvuorolistoille. Varsinkin jos käytössä on monia työehtosopimuksia, voi olla hankalaa muistaa kaikkia niiden sääntöjä. Ja vaikka säännöt tuntisikin kuin omat taskunsa, työvuorolistan tekeminen niitä noudattaen voi tuntua vaikeasti hahmotettavalta palapeliltä.

Työvuorosuunnitteluohjelmisto mahdollistaa sen, että kaikkia sääntöjä ei tarvitse itse muistaa, eikä niiden toteutumista varmistella. Ohjelmisto ilmoittaa, jos suunnitelmassa rikotaan sääntöjä ja kertoo mikä vuoro ongelman aiheuttaa.

Täytyykö työntekijöiden sopimustunteja tarkistaa kesken suunnittelun?

Työvuoroja suunnitellessa täytyy ottaa huomioon työntekijöiden sopimustunnit ja pyrkiä jakamaan työvuorot niin, että kaikki saavat sopivan määrän tunteja. Varsinkin kun työntekijöitä on paljon ja heillä on erilaisia sopimuksia, voi kaikkien työntekijöiden sopimustuntien muistaminen olla haastavaa. Jos tämän lisäksi pitää vielä laskea jaksolle suunniteltujen vuorojen tunteja yhteen, ei yhtälö ole ihan yksinkertainen.

Näiden tietojen olisi hyvä olla helposti suunnittelijan saatavilla silloin kun hän niitä tarvitsee. Työvuorosuunnitteluohjelmistossa suunnittelijalle voidaan näyttää työntekijöiden sopimustunnit siellä missä hän niitä tarvitsee, eli suunnittelunäkymässä. Lisäksi sopimustuntien täyttymistä voidaan seurata laskureilla samalla, kun suunnittelua tehdään.

Oikein valitulla työvuorosuunnitteluohjelmistolla voidaan siis sekä vähentää että helpottaa työvuorosuunnittelijan työtä ja lisäksi ohjata tätä kohti parempia päätöksiä ja parempia työvuorolistoja. Jos suunnittelu on hyvin yksinkertaista, ei ohjelmistolle välttämättä ole tarvetta, mutta jos vastasit johonkin ylläolevista kysymyksistä ”kyllä”, kannattaa ohjelmiston hankkimista ehdottomasti harkita.

Jäitkö miettimään, olisiko teidänkin aika hankkia työvuorosuunnitteluohjelmisto? Ota meihin yhteyttä, niin jutellaan lisää.

Lue myös: Näin valitset sopivan työvuorosuunnitteluohjelmiston.