• Pekka Alli

Miten tekoäly muuttaa työvuorosuunnittelua?

Tekoäly on tullut helpottamaan elämäämme monessa asiassa kaupassa käynnistä musiikin kuunteluun ja autolla ajamiseen. Myös työvuorojen suunnittelu on asia, jota tekoäly voi helpottaa ja nopeuttaa. Mikäli tekoäly ei ole vielä osa työvuorosuunnittelua teidän yrityksessänne, lue tämä.

Tekoäly muuttaa työvuorosuunnittelua

Työvuorosuunnittelu on pitkä ketju erilaisia päätöksiä, ja jokaisella tehdyllä päätöksellä on vaikutuksia työhön ja työntekijään, sekä seuraavaan päätökseen. Vuoroja työkseen suunnittelevan on huomioitava edelliset vuorot, työaikasäännöt, lepoajat, vuorotoiveet, matka-ajat sekä työsopimukset ja vielä parhaimmassa tapauksessa vielä yrityksen kustannustehokkuuskin.


Työvuorojen suunnittelu on nojannut pitkään suunnittelijoiden (välillä jopa yliluonnollisuutta hipovaan kykyyn) suunnitella vuorolistoja, mutta yhä useamman suunnittelijan päätehtävä ei ole enää vuorosuunnittelu, vaan heillä on myös monia muita töitä ja vastuualueita. Aikaa vuoropäätösten tekemiseen ei ole käytettävissä enää yhtä paljon kuin ennen. Samalla vaatimukset ja velvollisuudet, jotka työnsuunnittelussa tulee huomioida, lisääntyvät koko ajan.



Tekoäly laskee etäisyydet ja matka-ajat


Monilla aloilla työntekijät kulkevat työkohteesta toiseen pitkin työpäivää. Osaako ihminen huomioida, miten työntekijälle laitetut vuorot vaikuttavat hänen työkohteidensa välillä päivän aikana kulkemiin siirtymiin?


Esimerkiksi siivousalalla on yleistä, että sama työntekijä työskentelee useassa eri kohteessa ja kulkee pitkiä siirtymiä työkohteista toiseen. Työtä jo viidelle työntekijälle ja kymmenelle työkohteelle suunnitellessa, erilaisia mahdollisia reittivalintoja on jopa miljoonia erilaisia. Jokainen erilainen reitti sisältää eri määrän epätehokasta siirtymäaikaa.


Siirtymiin käytetyn matka-ajan minimoimista kannattaakin arvioida vuorosuunnittelujärjestelmään integroidun tekoälyn avulla. Näin tekemällä

  • säästää kustannuksia tekemällä isomman osan tuottavaa työtä päivän aikana

  • lisää työntekijätyytyväisyyttä kun suunnittelee siirtymiä, joissa on ajallisesti ja matkallisesti järkeä

  • huomioi ympäristöä minimoimalla turhia työmatkoja

Tekoäly siis helpottaa huomattavasti työvuorosuunnittelua neuvomalla lyhimmän reitin ja kertomalla, missä järjestyksessä työntekijän kannattaa kulkea työkohteesta seuraavaan.

Tekoälyn avulla minimoidaan siirtymäajat työvuorojen välillä

Tekoäly varmistaa, että jokainen vuoro täyttyy


Osaako ihminen tutkia nopeasti ja vaivatta erilaisia vaihtoehtoja, jotta tarvittava työ saadaan järjesteltyä siten, että myös rajoittavat tekijät kuten työajat huomioidaan jokaisen työntekijän jokaisessa vuorossa?


Toisinaan työvuorolistoihin jää tyhjiä, täyttämättömiä vuoroja, mutta samanaikaisesti kaikkien sopimustunteja ei saada täytettyä. Työlainsäädäntö, työsopimukset ja työehtosopimukset luovat pelisäännöt, jotka pitävän huolen siitä, ettei työvuorolista voi venyä ihan millaiseksi tahansa, jotta kaikki työ saadaan tehtyä, vaan suunnittelussa tulee huomioida esimerkiksi työn enimmäismäärät, lepoajat, sekä työpäivien määrä viikossa. Varsinkin jos vuorot suunnitellaan kynällä ja paperilla tai Excelillä, jää työvuoroja helposti täyttämättä, kun alussa tehdyt päätökset rajoittavat listaa suunnittelun loppuvaiheessa.


Tekoäly huomioi työntekijöiden toiveet ja työergonomian


Saavatko kaikki työntekijät pitää viikon vapaapäivät putkeen vai joutuvatko toiset pitämään viikkolepoa kahdessa osassa? Entä kuinka monesti aamu-iltavuoro-rytmi muuttuu viikon aikana?


Jokainen työvuoroja suunnitellut on varmasti törmännyt tilanteeseen, jossa on joutunut laittamaan jollekin työntekijälle epämieluisan vuorolistan, kun muutakaan vaihtoehtoa työn järjestämisen näkökulmasta ei tunnu löytyvän.


Vaikka joskus tilanne onkin se, että töitä ei vain yksinkertaisesti saada järjestettyä mukavalla tavalla kaikkien näkökulmasta, kuitenkin monesti tilanteen kokonaan uudelleen järjestelemällä voi löytyä kaikkia miellyttävä listavaihtoehto. Mikäli hyvä vaihtoehto ei ole muutaman vuorovaihdon päässä, jää tämä ihmiseltä helposti huomaamatta.


Tekoäly huolehtii suunnittelijan puolesta siitä, että mikäli on jokin tapa järjestää työt ergonomisesti ja kaikki työntekijät tasapuolisesti huomioiden, se on varmasti löydettävissä.

Tekoälyn avulla voidaan tehdä työntekijätyytyväisyyttä tukevia työvuorolistoja.

Muuta yhtiösi työn suunnittelu tekoälyn avulla


Erilaisia tapoja järjestää työ on tarjolla lukematon määrä. Ihmiseltä eri näkökulmien huomiointi ja erilaisten vaihtoehtojen laskeminen ja löytäminen vie kuitenkin niin paljon aikaa, ettei se ole missään nimessä järkevää – varsinkin kun tekoäly pystyy tuomaan erilaiset tavat järjestää työ valittavaksi sekunnin murto-osassa. Jokaisella tekemälläsi valinnalla on suora vaikutus työntekijän työhyvinvointiin.


Mikäli et vielä hyödynnä tekoälyä yhtiösi työvuorojen suunnitteluun, nyt sinulla on ainakin kolme hyvää syytä siihen. Tekoäly auttaa sinua tekemään parempia päätöksiä työvuoroja suunnitellessa.


Oliko aihe mielenkiintoinen? Tilaa uutiset ja blogi niin kuulet lisää työvuorojen suunnitteluun liittyvistä aiheista.