Miten työvuorolista kannattaa tehdä?

Työvuorosuunnittelu voi tuntua haastavalta palapeliltä, jonka kokoamista vaikeuttavat erilaiset säädökset ja rajoitukset. Se on kuitenkin monissa yrityksissä tärkeässä roolissa, sillä hyvä työvuorolista lisää työntekijätyytyväisyyttä, alentaa kustannuksia ja varmistaa, että kaikki työt tulevat tehtyä.

Hyvän työvuorolistan kokoaminen ei ole aivan yksinkertaista, mutta muutaman vinkin avulla pääsee hyvään alkuun ja työvuorosuunnitelman tekeminen helpottuu. Kokosimme alle vinkkimme siitä, mitä kaikkea suunnittelussa täytyy ottaa huomioon ja mistä kannattaa lähteä liikkeelle.

Miten työvuorolistaa kannattaa lähteä rakentamaan?

1. Kartoita lähtötilanne

1. Tarve

2. Ensimmäisenä kannattaa kartoittaa työn tarve. Kuinka monta työntekijää missäkin tarvitaan milloinkin, ja millaisia taitoja kussakin työvuorossa vaaditaan?

3. Työntekijätilanne

4. Onko työntekijöillä lomia tai muita poissaoloja tulevalla suunnittelujaksolla? Kokoa yhteen työntekijöiden käytettävyystiedot, jotta voit käyttää niitä suunnittelun apuna helposti.

5. Muut huomioitavat asiat

6. Onko tulevalla suunnittelujaksolla tiedossa jotain erityistä tai poikkeavaa? Tällaisia voisivat olla esimerkiksi kampanjat tai suurta osaa työntekijöistä koskevat koulutukset. Onko suunnittelujaksolla arkipyhiä?

7. Tulevia suunnittelujaksoja koskevat poikkeukset kannata koota yhteen ennen suunnittelun aloittamista. Voit esimerkiksi pitää itselläsi listaa, johon päivität tällaisia poikkeuksia sitä mukaa, kun saat niitä tietoosi.

2. Suunnittele

1. Merkitse listaan ensin lomat ja työntekijätoiveet

2. Aloita vuorosuunnittelu päivistä, joissa on jotain poikkeavaa

3. Esim. suurta osaa työntekijöistä koskeva koulutus tai muu vastaava.

4. Alkuvaiheessa kannattaa myös suunnitella sellaiset vuorot, jotka on vaikein täyttää

5. Näitä voivat olla esimerkiksi vuorot, joissa tarvitaan erityisosaamista tai joiden ajankohta on hankala. Suunnittelun voi aloittaa esimerkiksi viikonloppuvuoroista, jos niihin on paljon vapaatoiveita.

6. Jos osa vuoroista on kriittisempiä kuin toiset, kannattaa näiden suunnittelu priorisoida.

7. Tästä eteenpäin on hyvin tilannesidonnaista, miten työvuorosuunnitelma kannattaa tehdä loppuun. Jäljellä olevien vuorojen suunnittelujärjestys rakentuu yrityksen omien toimintatapojen ja prioriteettien ympärille. Voit kokeilla erilaisia vaihtoehtoja ja katsoa, millainen lähestymistapa sopii parhaiten juuri teidän kontekstiinne.

3. Tarkista

1. Tarkista, että jokaiselle vuorolle löytyy tekijä ja että listassa ei rikota työaikaa koskevia säännöksiä.

• Vinkki! Tee itsellesi muistilista, jonka käyt läpi aina suunnitelman tehtyäsi, ennen sen julkaisemista. Lataa täältä muistilista, jota voit käyttää apunasi.

4. Julkaise

1. Valmis lista julkaistaan työntekijöiden nähtäville. Tarkista TES-kohtaiset vaatimukset listan tiedoksi antamisen ajankohdasta käytössänne olevasta työehtosopimuksesta.

Muista nämä!

Hyvän lopputuloksen varmistamiseksi kannattaa kiinnittää erityistä huomiota muutamiin asioihin. Pidä nämä mielessäsi, kun rakennat työvuorolistaa:

1. Säännökset

• Lainsäädäntö ja työehtosopimukset asettavat lukuisia sääntöjä ja rajoituksia työvuorojen suunnittelulle. Varmista, että tunnet sekä työaikalain että käytössänne olevan työehtosopimuksen työaikaa koskevan sisällön hyvin.

2. Sopimustunnit

• Työntekijöiden sovitut viikkotunnit voivat erota toisistaan ja niissä pysyminen on tärkeää. Työntekijöiden sopimustunnit kannattaa pitää mielessä koko suunnittelun ajan ja tarkistaa vielä lopuksi. Voi olla järkevää aloittaa suunnittelu niistä työntekijöistä, joilla on eniten sopimustunteja täytettävänä.

3. Työergonomia

• Mikäli työvuorojen ajankohta vaihtelee, pyri noudattamaan ergonomista vuorokiertoa (nopeasti eteenpäin kiertävät vuorot). Lue lisää ergonomisesta suunnittelusta täältä ja täältä. Kiinnitä huomiota myös työntekijöiden tasapuoliseen kohteluun.

4. Työntekijätyytyväisyys

• Sopimustuntien ja säännösten noudattaminen ei yksinään takaa hyvää lopputulosta. Suunnittelussa on tärkeää painottaa myös työntekijätyytyväisyyttä ja huomioida työntekijöiden toiveet. Työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen on ihmisille yhä tärkeämpää ja järkevällä työvuorojen sijoittelulla voidaan vaikuttaa työntekijätyytyväisyyteen huimasti. Lue täältä, miten vältät työntekijätyytyväisyyttä alentavat sudenkuopat työvuorolistoissa.

Hyvälle työvuorosuunnitelmalle ei ole yksiselitteistä määritelmää, se riippuu yrityksen toimialasta, toimintatavoista ja tavoitteista. Hyvään alkuun pääsee kuitenkin huomioimalla yllä mainitut asiat.

Näiden tekijöiden huomioimista ja työvuorojen hallintaa voi helpottaa myös ohjelmistolla. Jos tuntuu, että työvuorojen suunnittelu on hankalaa ja aikaa vievää, tai lopputulos ei ole paras mahdollinen, niin kannattaa harkita työvuorosuunnitteluohjelmiston hankintaa. Lue myös aikaisempi kirjoituksemme siitä, milloin on oikea aika hankkia työvuorosuunnitteluohjelmisto.

Planier on kehitetty helpottamaan työvuorosuunnittelijan työtä. Planierissa näyttää suunnittelijalle työntekijöiden sopimustunnit ja varoittaa, jos listassa rikotaan TES-työaikasääntöjä. Työntekijöiden vuorotoiveet löytyvät valmiiksi kalenterista, kun suunnittelu aloitetaan.

Mikäli haluat keskustella aiheesta lisää tai kuulla tarjoamistamme ratkaisuista, ota meihin yhteyttä. Keskustelemme mielellämme kanssasi!