Muistathan pitää työvuoroihin liittyvän viestinnän erillään vapaa-ajan viestintäkanavista?

Oikea-aikaisen ja nopean viestinnän merkitys korostuu nykypäivän työelämässä entistä enemmän. Erilaisten sisäisten viestintäkanavien tarpeessa nähtiin räjähdysmäinen kasvu koronan aikana. Tapaamiset siirtyivät konttoreilta Teamseihin ja Zoomeihin ja pandemian mukanaan tuomat nopeastikin vaihtelevat rajoitukset toivat tarpeen tavoittaa työvoimaa nopeasti. Työvuoroihin ja niiden muutoksiin liittyvän nopean viestinnän merkitys kasvoi entisestään. Pandemian väistyttyä viestinnän ja tavoitettavuuden merkitys ei ole kadonnut minnekään. Päinvastoin.

Valitse turvalliset kanavat työasioiden viestintään

Useassa yrityksessä käytetään edelleen työvoiman tavoitteluun WhatsAppia tai Facebookin Messengeriä esimerkiksi silloin, kun tarvitaan sijaista tai ilmoitellaan vapaista työvuoroista keikkalaisille. Käteviä välineitä kumpikin ja useimmille tuttuja vapaa-ajalta. Yhdellä viestillä tavoittaa helposti ison porukan. Mutta ovatko ne kuitenkaan täysin ongelmattomia ja turvallisia työasioista viestimiseen? Vastaus on ei.

Työnantaja ei voi velvoittaa työntekijää osallistumaan työasioita käsitteleviin joukkoviestintöihin omalla henkilökohtaisella numerollaan tai sosiaalisen median profiililla. Näissä ryhmissä kaikki osallistujat näkevät toistensa numerot ja profiilit. Käyttäjien hallinta taas on ongelma työnantajalle. Ryhmiin saattaa jäädä sinne kuulumattomia ihmisiä heidän vaihtaessaan työpaikkaa mikä aiheuttaa riskiä työasioiden leviämisestä sellaisten älypuhelinten ruuduille, minne ne eivät enää kuulu. Lyhyesti sanottuna – yritysviestintä tulee hoitaa yrityksen omissa viestintäkanavissa, joissa keskustelua käydään luottamuksellisesti.

Uusista työvuoroista viestiminen ja sijaisten hakeminen on sekä helpompaa, että tietoturvallisempaa keikkatyön hallinnan ohjelmiston avulla, etenkin jos siihen kuuluu myös mobiilisovellus. Näin työasiat voi hoitaa edelleen kätevästi puhelimella, mutta ne pysyvät erillään vapaa-ajan viestinnästä. Esimerkiksi tieto uusista vapaista työvuoroista saadaan välitettyä kaikille soveltuville työntekijöille yhdellä klikkauksella. Kun joku työntekijöistä varaa työvuoron itselleen, poistuu se muiden työntekijöiden saatavilta ja näin jokaisella työntekijällä on jatkuvasti saatavillaan ajankohtainen lista vapaista vuoroista, eikä tietoa tarvitse selata esimerkiksi WhatsApp-keskustelun uumenista.

Mepco Keikat tarjoaa tietoturvallisen tavan tarjota työvuoroja keikkalaisille

Mepco Keikkojen avulla viestintä työntekijöiden kanssa on juuri tätä. Mepco Keikoista löytyy työvuoroihin liittyvän viestinnän ominaisuudet, jotka kulkevat aina mukana älypuhelimessa. Työasiat kuuluvat yrityksen omiin kanaviin, joissa niiden käyttö on turvallista, luottamuksellista ja helppoa.

Kun vuorosuunnittelija avaa Mepco Keikkoihin vapaita vuoroja tai julkaisee uuden työvuorolistan, saavat työntekijät omaan mobiilisovellukseensa ilmoituksen asiasta. Vuorosuunnittelija voi halutessaan määrittää kenelle tai mille käyttäjäryhmille vuoroa tarjotaan ja missä järjestyksessä, ja työntekijöiden vastaukset tulevat vain suunnittelijan tietoon. Mepco Keikat tunnistaa myös aina avoimeen vuoroon soveltuvat työntekijät osaamisten perusteella, eikä suunnittelijan siis tarvitse tarkistaa osaamisia ja pohtia, kenelle hän voisi avointa vuoroa tarjota. Työntekijän varatessa vuoron, saa suunnittelija tästä heti tiedon. Hänen ei tarvitse vahtia omaa WhatsAppiaan, vaan voi hoitaa kaiken työvuorojen hallintaan liittyvän työn yhdessä paikassa.

On siis kaikkien kannalta mukavampaa ja helpompaa, kun työhön liittyvä viestintä hoidetaan omassa kanavassaan, erillään vapaa-ajan keskusteluista. Mepco Keikkojen avulla hoidat kätevästi koko työvuorojen hallinnan prosessin, myös kaiken työvuoroihin liittyvän viestinnän. Lue lisää Mepco Keikoista täällä.