Näin tehostat keikkatyövoiman hallintaa sopivalla ohjelmistolla
Vuokraako yrityksesi työntekijöitä asiakkaille? Tai onko yritykselläsi oma keikkatyöläisten pooli?
Parhaiden työntekijöiden löytäminen kaikkiin työvuoroihin voi tuntua haastavalta palapeliltä. Usein keikkatyövoimaa hyödynnetään silloin, kun omia työntekijöitä on sairaana tai tarvitaan muusta syystä äkillisesti tuuraajaa. Aika-aspekti tuo palapeliin yhden lisähaasteen, kun työntekijän löytämisen tulisi tapahtua päivissä, joskus jopa tunneissa.
On siis tärkeää, että tieto saadaan välitettyä oikealle henkilölle heti työntekijätarpeen ilmettyä ja että sijainen löydetään niin nopeasti, kuin mahdollista. Keikkatyövoiman hallintaa ja asiakkaiden tilausten täyttämistä voidaan tehostaa ohjelmiston avulla. Kokosimme alle tärkeimmät näkökulmat, joihin ohjelmistolla voidaan tuoda helpotusta.
Ohjelmisto vähentää manuaalisia vaiheita
Kaikki työntekijät tavoitetaan yhdellä klikkauksella
Usein työntekijän löytäminen vaatii useampia puheluita tai viestittelyä työntekijöiden kanssa. Ohjelmiston avulla soitto- ja viestittelyrumbalta voidaan välttyä, sillä kaikki työntekijät voidaan kontaktoida kerralla. Monissa ohjelmistoissa työvuoro voidaan laittaa suoraan työntekijöiden varattavaksi mobiilisovellukseen.
Ohjelmisto tarkastaa työntekijän osaamisen ja käytettävyyden
Ohjelmiston avulla vuoron saa suoraan varattavaksi niille työntekijöille, jotka täyttävät vuoron osaamisvaatimukset ja ovat vapaana kyseisenä ajankohtana. Näin vuoron täyttyminen helpottuu, kun tarkastukset voi jättää ohjelmiston varaan. Manuaaliset vaiheet myös vähenevät, kun vuoron täyttymistä voi seurata suoraan ohjelmistosta.
Aikaa vapautuu muihin tehtäviin
Ohjelmiston tehostaessa työntekijän löytämistä, ja manuaalisten vaiheiden vähentyessä, vapautuu aikaa muuhun työhön, joka voi näkyä positiivisesti myös kustannusten alenemisena.
Tieto pysyy ajantasaisena ja on kaikille saatavilla
Reaaliaikainen tieto pitää kaikki osapuolet ajan tasalla
Haasteeksi keikkatyövoiman hallinnoimisessa ja sijaisten löytämisessä voi muodostua myös tiedon ajantasaisena pitäminen sekä läpinäkyvyys kaikille osapuolille. Henkilöstövuokrauksessa on aina kolme osapuolta: henkilöstövuokrausyritys, asiakas ja työntekijä, jolloin on ensisijaisen tärkeää, että kaikki ovat tietoisia työvuoron tilanteesta. Asiakasta kiinnostaa, onko vuoro jo saatu täytettyä, työntekijää kiinnostaa, millaisia työvuoroja hänelle on tarjolla. Henkilöstövuokrausyritystä taas kiinnostaa ajantasainen tieto vuorojen täyttöasteesta. Ohjelmiston avulla tieto kulkee kaikille osapuolille reaaliaikaisesti ja jokaisen on helppo seurata tilannetta omasta näkökulmastaan.
Mobiilisovellus helpottaa arkea
Mobiilisovellus voi mahdollistaa myös työntekijälle sekä asiakkaalle tai työn tilaajalle työvuorojen tarkastelun paikasta ja ajasta riippumatta. Asiakas pääsee tilaamaan työn suoraan mobiilisovelluksella ja työntekijä voi tarkastella ja varata tarjolla olevia vuoroja.
Työntekijä- ja asiakastyytyväisyys paranee oikeilla työkaluilla
Tarjolla olevat työkalut vaikuttavat työntekijätyytyväisyyteen
Hyvien työkalujen tarjoaminen on ensisijaisen tärkeää työntekijätyytyväisyyden näkökulmasta. Kilpailu työntekijöistä on kovaa varsinkin osalla toimialoista, joten hyvät työkalut ovat välttämättömiä työntekijöiden saamiseksi.
Lue aiempi tekstimme teknologiavalintojen vaikutuksesta työtyytyväisyyteen täältä.
Työvuorojen nopea täyttäminen on valttia henkilöstövuokrauksessa
Henkilöstövuokrausyritykset kilpailevat työntekijöiden lisäksi muiden alan yritysten kanssa myös siitä, kuka saa työvuoron nopeimmin täytettyä. Sama työvuoro voi olla täytettävänä samaan aikaan usealla eri yrityksellä, jolloin nopeimmin vuoron täyttänyt yritys saa vuoron. Tässä korostuu myös sopivien työkalujen hyödyntäminen, jotta vuorot täyttyvät mahdollisimman nopeasti ja tieto työntekijän löytymisestä saadaan välitettyä asiakkaalle tai työn tilaajalle viiveettä.
Ohjelmiston avulla sijaisten löytäminen helpottuu ja aikaa vapautuu muihin tehtäviin. Planierin tuotekehityksessä on huomioitu erityisesti sijaisten hallinta ja keikkatyövoiman tarpeet. Kurkkaa täältä, mitkä ominaisuudet Planierissa tukevat sijaisten ja keikkatyövoiman hallintaa.