• Jeanette Järnstedt

Näin valitset sopivan työvuorosuunnitteluohjelmiston

Olet ehkä juuri tullut siihen lopputulokseen, että nyt on hyvä hetki alkaa käyttämään työvuorosuunnitteluohjelmistoa (jos pohdit onko, lue kirjoituksemme aiheesta täällä). Tai sitten olet ajatellut nykyisen ohjelmiston päivittämistä toiseen. Seuraavaksi onkin siis edessä sopivan ohjelmiston valinta, mutta tarjontaa tuntuu olevan paljon. Mistä tietää, mikä ohjelmisto sopii juuri sinulle?


Koostimme alla olevat kysymykset avuksesi. Pohdi ainakin näitä, kun valitset yrityksellesi sopivaa työvuorosuunnitteluohjelmistoa.



Tukeeko ohjelmisto arvojesi mukaista suunnittelua?

Ihan ensimmäiseksi kannattaa miettiä, miten itse määrittelet hyvän työvuorolistan. Mitataanko sitä vuorojen tai työsopimustuntien täyttöasteella? Vai sillä, kuinka usein työntekijän toive toteutuu? Kenties tavoitteena on näiden välinen tasapaino?


Työvuoroja voi suunnitella monin eri tavoin ja listojen rakentaminen peilaa usein suoraan työnantajan arvoihin. Ohjelmistoa valitessasi varmista, että ohjelmiston toiminnot tukevat juuri sinun arvojesi mukaista suunnittelua.


Millaiset toiminnot helpottavat suunnitteluasi?


Hyvä ohjelmisto tekee suunnittelusta helppoa, huono tai epäsopiva järjestelmä vaikeuttaa sitä. Työvuorosuunnitteluohjelmistoja löytyy paljon ja ne kilpailevat eri toiminnoilla. Kannattaakin miettiä, millaiset toiminnot ovat sinulle tärkeimpiä. Hienotkin toiminnot ovat turhia, jos ei juuri sinulla ole niille käyttöä.


Mieti aluksi, mitä ohjelmistolla pitää pystyä tekemään ja millaista tietoa sieltä pitää löytyä. Vertaile tämän jälkeen vaihtoehtojasi ja mieti, mikä niistä täyttää parhaiten juuri sinun vaatimuksesi.



Onko ohjelmisto riittävän helppokäyttöinen?


Helppokäyttöisyydelle kannattaa todella antaa painoarvoa, sillä se vaikuttaa motivaation lisäksi myös ohjelmiston opittavuuteen ja takaa ajansäästön. Ohjelmiston kuuluu olla työtä helpottava ja auttava työkalu, ei prosessia hidastava kapula rattaissa.


Monia ohjelmistoja on mahdollista kokeilla ennen ostopäätöstä, hyödynnä tämä mahdollisuus ja varmista, että ohjelmistoa on helppo käyttää. Osallista ohjelmiston tulevia käyttäjiä valintaprosessiin, työvuorosuunnittelija on paras henkilö arvioimaan työvuorosuunnitteluohjelmiston soveltuvuutta.


Kuinka vaivattomasti työntekijätoiveet saadaan kuuluviin?


Työntekijätyytyväisyyteen panostamisen ei tarvitse olla joko tai –tyylinen ajatus, jossa vastapuolella on vuorojen täyttäminen onnistuneesti. Työntekijöiden vuorotoiveiden selvittäminen ja niistä kommunikoiminen saattaa olla aikaa vievää ja mutkikasta. Lisäksi toiveet saattavat tuoda lisähaastetta toimivan työvuorolistan kokoamiseen. Selvitä miten työntekijöiden vuorotoiveet tulevat esiin ohjelmistossa ja millaisen vaivan takana niiden seuraaminen on.


Mikä on sopiva kustannus ohjelmistolle?


Mikä tahansa kustannus sopimattomasta ohjelmistosta on liian kallis, mutta kannattaa määritellä, mikä on oma hintakatto hyvälle ohjelmistolle. Kannattaa muistaa, että hyvällä ohjelmistolla voi kuitenkin myös minimoida kustannuksia. Säästöt tulevat nopeamman suunnitteluprosessin sekä oikeiden suunnitteluratkaisujen kautta.


Nopeutettu suunnitteluprosessi vapauttaa suunnittelijan aikaa muihin tehtäviin ja on suora säästö työaikaa tarkasteltaessa. Järkevästi koostettu työvuorolista voi osaltaan tuoda säästöä esimerkiksi ylitöiden ja matka-aikojen minimoimisen osalta. Oikeat suunnitteluratkaisut näkyvät myös pidempiaikaisina säästöinä esimerkiksi työntekijöiden vaihtuvuuden laskuna.

Ohjelmistohankinnassa kannattaa muistaa, että jollekin toiselle sopiva ratkaisu ei välttämättä ole se paras mahdollinen sinulle, pidä siis aina mielessä oman toiminnan konteksti. Yllä mainittujen kysymysten huolellisella pohdinnalla pääset varmasti pitkälle työvuorosuunnitteluohjelmistojen vertailussa.

Mikäli pohdinnassasi on työvuorosuunnitteluohjelmiston hankinta, tai haluat keskustella aiheesta lisää, ota meihin yhteyttä. Keskustelemme kanssasi mielellämme!