Näkökulmia ravintola-alan työvuorosuunnitteluun

Työvuorosuunnitteluun liittyy todella monta näkökulmaa. Suunnittelua rajoittavat työehtosopimusten työaikasäännöt ja käytettävissä olevat resurssit ja lisäksi suunnittelussa olisi hyvä huomioida ainakin työntekijöiden toiveet, työaikaergonomia, työvuorolistan hinta ja suunnitteluun kuluva aika. Eri toimialoilla on erilaisia tarpeita ja toimintatapoja, ja niihin liittyy omat haasteensa työvuorosuunnittelun näkökulmasta.

Ravintola-alalla työvuorosuunnittelu voi olla haastavaa, sillä päivät ovat vaihtelevia ja välillä vaikeasti ennustettavissa. Aiempien vuosien dataa hyödynnetään kuitenkin paljon esimerkiksi pyhien tai tapahtumien aikaan. Voidaan tarkastella esimerkiksi edellisten vuosien myyntejä vastaavina ajankohtina: Paljonko oli myyntiä viime jouluna tai välipäivinä? Kuinka monta annosta myytiin ja montako kokkia oli aamuvuorossa?

Jututimme kahta ravintolapäällikköä ja kysyimme, miten heillä vuorot suunnitellaan, mikä heille on suunnittelussa tärkeää ja minkälaisia haasteita he kohtaavat suunnittelussa. Tatjana Ruonala työskentelee ravintolapäällikkönä ravintola Sataman Krouwissa. Ravintola työllistää talvisesonkina hitusen alta 10 henkeä, kesäaikaan muutama lisää. Suvi Viitala on Cafe Hertan melko tuore ravintolapäällikkö. Suvi aloitti uudessa roolissaan viime syksynä ja suunnittelee työvuorot noin 10 hengelle.

Mikä suunnittelussa on tärkeää?

Tatjana korostaa työntekijätyytyväisyyden tärkeyttä ja kertoo, että heillä työntekijöiden toiveiden täyttäminen on tärkein prioriteetti sen ohella, että vuoroihin löytyy oikeat tekijät. Tasapuolinen kohtelu on tärkeää, oli kyse sitten vuorosta, lomaviikosta tai vapaapäivästä. Suvi on Tatjanan kanssa samoilla linjoilla, työtyytyväisyys ja työntekijöiden hyvinvointi ovat tärkeitä molemmille. He pitävät parhaansa mukaan huolen, että työntekijöiden työelämä on tasapainossa muun elämän kanssa. Suvi mainitsee myös tärkeäksi, että työntekijöillä on helppo kanava vuorotoiveiden esittämiseen, jottei kynnys kysyä vaikkapa vapaapäivää kiireiseen viikonloppuun ole korkea.

Työtyytyväisyydestä puhutaankin työvuorosuunnittelun yhteydessä paljon, eikä suotta. Työtyytyväisyys heijastuu työntekijöiden sairauspoissaolojen määrään, työsuhteiden pituuteen, yleiseen ilmapiiriin töissä ja myös asiakaskokemukseen. Lue täältä vinkkimme työtyytyväisyyttä ja -hyvinvointia tukevaan työvuorosuunnitteluun.

Suvi mainitsee myös, että avoin ilmapiiri on tärkeä asia ja hän pyytääkin mielellään palautetta työvuorolistoista. Ilmapiiri töissä onkin tärkeää molemmille, kuten myös tunne, että ollaan kavereita senkin jälkeen, kun työpaita vaihdetaan pois päivän päätteeksi. Yhteiset pikkujoulut tai illanistujaiset ovat tärkeitä tapahtumia edesauttamaan hyvää yhteishenkeä.

Mikä suunnittelussa on haastavinta?

Haasteeksi Tatjana kokee työvuorosuunnittelun viemän ajan muiden töiden ohella. Ja koska työntekijöiden vuoro- tai vapaatoiveet ovat tärkeitä suunnittelussa, edestä löytyy välillä melkoinen palapeli.

Suvi kokee työntekijöiden tasapuolisen kohtelun olevan haastavaa välillä. Hän huolehtii, ettei yksi työntekijä tee liikaa iltavuoroja toiseen nähden, tai ettei luvattu viikonloppuvapaa unohdu toteuttaa.

Työvuorojen suunnittelu voi siis olla aikaa vievää ja haastavuutta lisää monien eri tekijöiden yhteensovittaminen ja muistaminen. Sopivilla työkaluilla suunnittelu voi kuitenkin olla sekä nopeampaa että helpompaa.

Työkalut suunnittelun tueksi

Työvuorosuunnitteluohjelmiston käyttö voi nopeuttaa suunnitteluprosessia, vähentää manuaalista työtä, ehkäistä virheitä sekä helpottaa tuntien käsittelyä ja palkka-aineiston muodostamista.

Kuten alussa todettiin, työvuorosuunnitteluun liittyy todella monta huomioon otettavaa näkökulmaa, ja näiden kaikkien huomioiminen yhtä aikaa voi osoittautua haastavaksi. Työvuorosuunnitteluohjelmistolla suunnittelijan työn tueksi voidaan tuoda mahdollisimman paljon tietoa helposti hyödynnettävässä muodossa.

Yksi työvuorosuunnitteluohjelmiston eduista on myös se, että kaikki tieto on samassa paikassa ja kaikilla on pääsy ajantasaiseen tietoon. Kun esimerkiksi työntekijöiden vuorotoiveet löytyvät työvuorosuunnitteluohjelmistosta, eivät ne pääse unohtumaan suunnitelmaa tehdessä. Ohjelmisto helpottaa myös edellisten vuosien työvuorosuunnitteludatan tarkastelua, kun sitä ei tarvitse kaivella vanhoista muistiinpanoista tai Exceleistä.

Lue täältä aiempi tekstimme siitä, miten parhaat työvuorolistat syntyvät suunnittelijan ja ohjelmiston yhteistyöllä.

Suvilla onkin käytössä ohjelmisto, jolla hän suunnittelee työvuorolistat. Tatjana taas on toistaiseksi suunnitellut työvuorot perinteisesti kynää ja paperia käyttäen. Tatjana kokee, että suurin apu hänelle olisi siitä, jos työntekijöiden toiveet löytyisivät helposti yhdestä paikasta.

Planier suunnittelijan tukena

Me Planierilla haluamme helpottaa työvuorosuunnittelijoiden työtä ohjelmistomme avulla. Planier-ohjelmistolla suunnittelu, sijaisuuksien hallinta ja tuntien käsittely on helppoa. Työntekijät voivat esittää vapaatoiveet ja vuorotoiveet mobiilisovelluksen kautta, jolloin suunnittelija saa jättää toiveiden keräämisen eri kanavista unholaan. Planier tarjoaa helpotusta myös sijaisten ja keikkalaisten hallinnointiin: keikkalaiset saavat työvuorotarjoukset mobiilisovellukseen, eikä heitä tarvitse soitella läpi yksi kerrallaan.

Ohjelmistossa on taustalla ravintola-alan työehtosopimus, joka pitää huolen, ettei esimerkiksi vuorojen väliset lepotunnit jää liian lyhyiksi. Työntekijän sopimustunnit ovat nähtävillä ja helposti seurattavissa listaa tehdessä. Planierissa voi myös käsitellä tunnit ja luoda TES-tulkitun aineiston palkanlaskentaan.

Kiinnostuitko? Ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä miten Planier voisi auttaa teitä työvuorosuunnittelussa.