Service Design -sprintti etänä – poikkeusajan tuoma haaste vai huomisen ratkaisu?
Palvelumuotoilun avulla asiakkaita voidaan osallistaa entistä enemmän yrityksen tuotekehitysprosessiin. Asiakkaiden äänen kuuluminen ja asiakkaan kanssa yhdessä kehittäminen mahdollistavat uuden oppimisen kaikille osapuolille. Tuotekehityksen siirtäminen askel askeleelta kohti enemmän asiakasta osallistavaa lähestymistapaa, jossa kehitetään yhdessä asiakkaan kanssa johtaa todennäköisemmin myös parempaan tuotteeseen.
Järjestimme toukokuun alussa kolmen päivän Service Design -sprintin, joka koostui kahdesta sisäisestä workshopista sekä ideointi-workshopista asiakkaidemme kanssa. Sprintti toimi pilottiprojektina palvelumuotoilun hyödyntämiseen tuotekehityksessä.
Service Design -sprintti oli alunperin tarkoitus toteuttaa perinteisiä lähikontaktissa tapahtuvia työpajoja hyödyntäen, mutta koronatilanteen vuoksi suunnitelmat muuttuivat ja sprinttiä varten kehitettiin etätoteutettava versio. Järjestäjiä mietitytti aluksi, miten workshopien luonne ja keskeisessä roolissa oleva vuorovaikutus onnistutaan säilyttämään etänä. Myös sprintin perumista harkittiin, mutta lopulta päätettiin kuitenkin lähteä kokeilemaan Service Design -sprintin etätoteutusta.
Mitä opimme etäsprintistä?
1. Mahdollisena haasteena nähtiin osallistujien sitouttaminen työpajoihin sekä palvelumuotoilun metodien hyödyntäminen etänä. Haasteet kuitenkin onnistuttiin selättämään hyvällä suunnittelulla. Etätyöpajoissa suunnittelun merkitys korostuu entisestään ja hyvin suunniteltu kokonaisuus mahdollistaa tehokkaan ja onnistuneen työskentelyn. Etätyöpajojen suunnittelussa keskeiseksi nousi:
Lähtötilanteen ja tavoitteiden selkeä rajaus. Liian laajan haasteen työstäminen on hankalaa sekä fasilitaattoreille että osallistujille.
Osallistujien haastattelu ennen ideointia takaa oikeaan ongelmaan pureutumisen.
Ideointivaiheeseen kannattaa valita haaste, joka rohkaisee innovoimaan ja ajattelemaan isosti.
Valmistelun merkitys. Selkeästi suunnitellulla parituntisella pääsee jo pitkälle ja etätyöpajoissa suunnitelmat kannattaa viedä vielä yksityiskohtaisemmalle tasolle.
Havainnollistavat esimerkit jokaisen työpajassa käytetyn metodin yhteydessä edesauttavat osallistujien ymmärtämistä. Järjestäjät huomasivat myös, että etätyöpajassa esimerkit kannattaa pitää lisäksi kirjallisena osallistujien nähtävänä.
2. Workshopien järjestäminen etänä onnistuu hyvin ja etätyöskentely voi jopa tehostaa työskentelyä perinteisiin työpajoihin verrattuna.
Etänä matkoihin säästetyn ajan lisäksi aikaa kuluu vähemmän käytännön järjestelyihin.
Työskentely tehostuu, kun työpajoista jää pois ylimääräiset vaiheet ja työstämiseen pääsee myös itsenäisesti keskittymään. Aikataulusta on helpompi pitää kiinni etänä.
Vapaan keskustelun sijaan kommunikointi tapahtuu moderoiden, mutta se ei välttämättä ole huono asia! Osallistujat ehtivät miettiä ja jäsennellä vastauksiaan.
3. Etänä toteutettavaan työpajaan voi olla matalampi kynnys osallistua.
Asiakkaamme ovat oman työnsä asiantuntijoita, joilta voimme oppia paljon. Kynnys osallistua etänä toteutettavaan työpajaan voi olla pienempi, koska aikaa säästetään sekä matkoja että kokonaisuutta ajatellen.
Hiljaisemmat osallistujat voivat saada äänensä paremmin kuuluviin ja moni osallistuja kokikin etätyöskentelyn jopa perinteistä työpajatyöskentelyä mielekkäämpänä.
Opimme sprinttiä suunnitellessa ja toteutettaessa, ettei etätyöskentely ole este design-sprintin järjestämiselle. Etänä työskentely sujui kokonaisuudessaan paremmin kuin osasimme odottaa ja saimme paljon aikaiseksi tehokkaiden ja aktiivisten osallistujien ansiosta. Kiitos vielä asiakkaillemme! Käteen jäi valtava määrä ideoita ja kehityskohteita, joita pääsemme hyödyntämään Contactorin tuotekehityksessä. Vaikka tulevaisuudessa ei olisi varsinaisia esteitä fyysisen sprintin järjestämiselle, niin etävaihtoehtoa tullaan varmasti joka tapauksessa harkitsemaan!
Lue lisää keinoista, joilla käyttäjiä voidaan osallistaa tuotekehitykseen kevyesti ja ketterästi.