Työvuorosuunnittelujärjestelmällä tukea ravintola-alan vuorosuunnitteluun
Matkailu- ja ravintola-ala on viime vuosina joutunut kuritukseen esimerkiksi koronan aiheuttamien sulkutoimienpiteiden vuoksi. Työntekijöiden epävarmuus tulevasta työtilanteesta pandemian aikana on johtanut siihen, että kaikki ammattilaiset eivät ole palanneet senkään jälkeen, kun rajoitukset päättyivät, vaan ovat vaihtaneet kokonaan alaa. Matkailu- ja ravintola-alan työvoimapula onkin kasvanut ja näkyy ympäri Suomea, mikä on johtanut siihen, että aukioloaikoja on jouduttu supistamaan tai ravintoloita jopa sulkemaan kokonaan, ja lisäksi yritysten kannattavuus on kärsinyt työvoimapulan aiheuttamien palkkahintojen nousun vuoksi.
Hankalassa työvoima- tai kannattavuustilanteessa työvuorosuunnittelu ja työvoiman optimointi ovatkin tärkeässä roolissa. Työvuorosuunnittelussa halutaan mahdollisesti seurata työtunteja aiempaa tarkemmin ja lisäksi tarve työvuorojen täyttämiseen ja paikkaukseen joko omien tai vuokratyöntekijöiden toimesta vie suuremman osan vuorosuunnittelijan tai esihenkilön työpäivästä. Työvuorosuunnittelulla voidaan myös vaikuttaa alalle jääneiden ja tulevien työntekijöiden pysyvyyteen - ravintola-alan työajat ovat vaativia ja työ raskasta, joten huolellisella työvuorosuunnittelulla voidaan mahdollistaa parempi työn ja vapaa-ajan yhteensovittaminen sekä työntekijän henkilökohtainen hyvinvointi.
Sen lisäksi että mainittujen seikkojen merkitys työvuorosuunnittelussa ja ravintoloiden arjessa on viime aikoina korostunut, työvuorosuunnittelussa tulee edelleen huomioida samat MaRa-TES:n tai lain mukaiset vaatimukset kuin aiemminkin. Alle onkin koostettu muutamia erityisesti matkailu- ja ravintola-alan vuorosuunnittelun keskeisistä kohdista ja kuinka työvuorosuunnittelujärjestelmän käyttö voi auttaa niiden toteutumisessa.
Työntekijöiden työtuntien seuranta
Matkailu- ja ravintola-alan työehtosopimuksessa määrätään seuraamaan osa-aikaisen työntekijän työtunteja suhteessa sopimustunteihin ja tarvittaessa korottamaan sopimuksessa määritettyjä tunteja, jos työaika vakiintuu ilman perusteltua syytä sovittua korkeammaksi. Nykyaikaisiin työvuorosuunnittelujärjestelmiin pystyykin määrittämään erilaisia ajanjaksoja työtuntien seurannalle – esimerkiksi kolmiviikkoisjakojen tai pidempien tasoittumisjaksojen ajankohdat – jolloin järjestelmän automaattilaskennasta on helppo seurata työntekijöiden tuntikertymää ja yleensä myös erotusta toteuman ja sopimustuntien välillä ilman, että itse tarvitse ylläpitää näille laskukaavoja tai päivittää laskentoja työntekijän sopimustietojen muuttuessa. Näin vuorosuunnittelussa on helpompi pysyä sovittujen työtuntien rajoissa tai tarvittaessa näkee nopeasti, jos sopimustunteja on tarve kasvattaa.
Kokoaikaisten työntekijöiden osalta työvuorosuunnittelujärjestelmällä voidaan helpottaa esimerkiksi vuosityöajan seurantaa, sillä vuorosuunnittelun yhteydessä näkee reaaliaikaisesti, kuinka lisätyt vuorot vaikuttavat työntekijän työaikakertymään. Lisäksi nykyaikaiset työvuorosuunnittelujärjestelmät tarjoavat usein myös työntekijälle mahdollisuuden seurata omaa tuntitilannettaan, esimerkiksi mobiilisovelluksella, jolloin tuntipankkisaldo on aina saatavilla ja toteutuneiden vuorojen mukaisesti ajan tasalla.
Työ- ja lepoaikojen suunnittelu
Työvuorosuunnittelujärjestelmät, jotka sisältävät myös TES-tulkinnan, auttavat vuorosuunnittelijaa noudattamaan lain ja työehtosopimuksen mukaisia määräyksiä esimerkiksi vuorojen tai lepoaikojen pituuksista. Järjestelmiin asetettujen TES-tulkintojen mukaisesti vuorosuunnittelija voi saada varoituksen esimerkiksi liian pitkistä työputkista, liian vähäisistä vapaapäivistä jaksoa kohden tai jos työtunteja on suunnitellut niin paljon, että lisä- tai ylityöraja ylittyy. Tällöin mahdolliset virheet tai puutteet työvuorolistassa huomataan ja voidaan korjata ennen kuin lista ehtii työntekijöille asti. Moniin järjestelmiin pystyy määrittämään myös omia varoitusrajoja, joiden avulla vuorosuunnittelijan on helpompi rakentaa mahdollisimman ergonominen työvuorolista ja siten parantaa työntekijöiden jaksamista töissä. Lisää ergonomisesta vuorosuunnittelusta voit lukea aiemmasta blogistamme täällä.
Matkailu- ja ravintola-alan TES:n mukaiset vapaapäivät viikkolepopäivä V ja lisävapaapäivä X on myös helppo suunnitella listoihin työvuorosuunnittelujärjestelmän avulla. Näiden vapaapäivien suunnittelulla voidaan myös helpottaa palkanlaskijan työtä, sillä järjestelmät osaavat pääsääntöisesti muodostaa työntekijälle automaattisesti oikein korotettua palkkaa niissä tilanteissa, joissa työntekijä onkin joutunut vapaapäivänään töihin.
Vuosivapaat
Nykyaikainen työvuorosuunnittelujärjestelmä osaa hallita myös vuosivapaalaskentaa eli kerryttää työntekijälle TES:n mukaisia vuosivapaapäiviä aina määrätyn työtuntimäärän täyttyessä ja kuluttaa kertyneitä vuosivapaita sitä mukaa, kun työntekijöille suunnitellaan vuosivapaapäiviä. Näin työvuorosuunnittelijalla on koko ajan yhdessä järjestelmässä tieto käytettävissä olevista vuosivapaasaldoista, eikä tietoa tarvitse hakea toisesta järjestelmästä vuorosuunnittelun tueksi. Jälleen, jos työvuorosuunnittelujärjestelmästä on käytössä työntekijöille oma versio, esimerkiksi mobiilisovellus, työntekijän on mahdollista nähdä ajantasainen saldo itse aina halutessaan, mikä helpottaa vapaa-ajan suunnittelua ja toiveiden jättämistä.
Ylimääräisten vuorojen tarjoaminen
Sen lisäksi, että vuorosuunnittelujärjestelmän käyttö helpottaa perinteistä vuorosuunnittelua, monet järjestelmät tuovat apua myös lyhyemmän varoitusajan työntekijätarpeisiin esimerkiksi sairauspoissaolojen paikkaamiseen tai muihin yllättäviin tilanteisiin. Työvuorosuunnittelujärjestelmissä on usein mahdollista tarjota lisävuoroja työntekijöille niin, että halukas vuoron tekijä voi suoraan varata tarjolla olevan vuoron, minkä jälkeen järjestelmä lisää vuoron automaattisesti tälle työntekijälle. Näin työvuorosuunnittelijan ei tarvitse erikseen soitella tai viestitellä lisävuoroista työntekijöille, vaan hän voi laittaa vuoron muutamalla klikkauksella tarjolle kaikille tai valituille henkilöille. Lisäksi vuorolistat pysyvät koko ajan tasalla, kun järjestelmä päivittää varatun työvuoron oikealle työntekijälle ja se näkyy sekä työvuorosuunnittelijalle että vuoron varanneelle työntekijälle aina oikein – näin muuttunut vuoro ei pääse unohtumaan kummaltakaan.
Työntekijöiden toiveiden huomiointi
Lopuksi on hyvä mainita myös työvuorosuunnittelujärjestelmien tuoma tuki työntekijöiden toiveiden huomioimisessa. Mahdollisuus lisätä työvuoro- ja vapaatoiveita on osa nykyaikaisia työvuorosuunnittelujärjestelmiä ja sen myötä työpaikoilla voidaan päästä eroon erilaisista lippulappusista tai erillisistä viesteistä, jotka helposti hukkuvat tai unohtuvat, ja sen sijaan vuorosuunnittelija näkee suoraan suunnittelunäkymästä työntekijöiden jättämät toiveet. Tällöin toiveiden huomioiminen työvuorolistoissa on helpompaa, minkä lisäksi työntekijät näkevät omasta näkymästään suoraan, kun toive on tallentunut järjestelmään, ja voivat paremmin luottaa siihen, että toive tulee vuorosuunnittelijalla vastaan listojen teon yhteydessä eikä huku tai unohdu ennen kuin listojen teko edes aloitetaan.
Kun käytössä on moderni työvuorosuunnittelujärjestelmä, edellä mainittujen ominaisuuksien toteutumisen ei tarvitse perustua omaan muistamiseen ja tarkkaavaisuuteen vaan järjestelmä osaa tukea suunnittelussa ja varoittaa tilanteissa, joissa suunnittelu rikkoo TES:n sääntöjä. Lisäksi työvuorosuunnittelujärjestelmissä pystyy seuraamaan suunniteltuja työmääriä helposti eri tasoilla, esimerkiksi työntekijöittäin, päivittäin tai jaksoittain, jolloin työtuntien optimointi kannattavuuden näkökulmasta on myös helpompaa. Jos työvuorosuunnittelujärjestelmä mahdollistaa vuorojen tarjoamisen listoilla oleville työntekijöille, vuorosuunnittelija säästää lisäksi aikaa, kun työntekijöihin ei tarvitse olla erikseen yhteydessä, vaan työntekijä näkee avoimet vuorot kätevästi esimerkiksi mobiilisovelluksesta samasta paikasta kuin jo sovitut työvuorot.
Planier tarjoaa tukea edellä mainittuihin ja moneen muuhun työvuorosuunnittelussa huomioitavaan seikkaan.
Tutustu Planierin työvuorosuunnittelun ominaisuuksiin tarkemmin täällä ja ota meihin yhteyttä!