• Jeanette Järnstedt

Viisi syytä, miksi työvuorosuunnittelu epäonnistuu

Työvuorolistan suunnittelu ei ole aina yksinkertaista ja voi aiheuttaa sekä suunnittelijalle että työntekijöille harmaita hiuksia. Olemme tunnistaneet tekijöitä, jotka johtavat turhautumiseen ja epäonnistumiseen työvuorosuunnittelussa. Kokosimme alle viisi yleistä syytä epäonnistumiseen, kiinnitä näihin huomiota suunnittelussa!


Suunnittelu aloitetaan liian myöhään


Itse vuorosuunnittelu voi joskus olla nopeakin prosessi, mutta usein vuoroihin liittyvä keskustelu, neuvottelu ja työvuorovaihdot tulevat kuvioihin vasta, kun suunnitelmaa on alettu hahmottelemaan. Muutoksia tulee lähes aina ja suunnittelijan stressitason nousemista voi ennalta ehkäistä varaamalla aikaa muutoksiin reagoimiselle ja niiden hallinnoimiselle.


Tiukassa aikataulussa aloitettu suunnittelu ei myöskään mahdollista vaihtoehtoisen, eri tavalla rakennetun työvuorosuunnitelman kokeilemista, joten epäoptimaalisiin päätöksiin lukkiudutaan helpommin.



Yhteiset säännöt puuttuvat


Pahimmassa tapauksessa työntekijät lähettävät vuorotoiveet käyttäen eri kanavia, toiset kuukausia aikaisemmin ja toiset työvuorosuunnittelun jo alkaessa. Yhteisten sääntöjen puuttuessa, toiveiden huomioiminen nojaa suunnittelijan muistiin ja osittain sattumaan, eikä toiveiden toteutumisen perusteluita voida viestiä työntekijöille.


Läpinäkyvyyden puute vaikuttaa vahvasti työntekijöiden kokemukseen tasavertaisuudesta (lue lisää aiheesta täällä). On siis tärkeää viestiä aikarajoista, kommunikaatiotavoista ja ratkaisuihin vaikuttavista tekijöistä yhteisesti ja aktiivisesti.



Heikko varautuminen muutoksiin


Työvuorolista pysyy harvoin täysin samana ensimmäisestä luonnoksesta toteutuneisiin työvuoroihin. Usein suunnittelija ei voi vaikuttaa muutoksiin, mutta voi vaikuttaa niihin suhtautumiseen. Työvuorolistaa kannattaa ajatella pohjana, joka käy läpi eri versioita, eikä välttämättä ole ikinä täysin valmis. Muutosten hallinta on yksi tärkeä osa suunnittelua ja siihen on hyvä varata etukäteen aikaa.



Listalle ei ole selkeää tavoitetta


Työvuorolistan tavoitteen tärkeys nousee esiin, kun suunnittelussa joudutaan punnitsemaan erilaisia vaihtoehtoja. Suunnittelijalla olisi hyvä olla tiedossa, mitä asioita valintatilanteissa täytyy painottaa ja millaisen lopputuloksen on yhteisesti ajateltu olevan onnistunut. Onko tärkeintä, että työntekijöillä on mahdollisimman tasaisesti tunteja vai toiveiden täyttyminen?


Jos jokin muutos aiheuttaa tilanteen, jossa suunnittelijan täytyy valita kahden vaihtoehdon välillä, joista toisessa teetetään ylitöitä ja toisessa käytetään vuokratyövoimaa, onko suunnittelijalle heti selvää, kumpi valinta on oikea? Suunnittelijan joutuessa varmistamaan yksittäisiä valintojaan, työvuorosuunnitteluun kuluu enemmän aikaa ratkaisuja odotellessa. Yhteiset säännöt ja selkeät tavoitteet ohjaavat oikeaan suuntaan ja nopeuttavat suunnittelua.



Palautetta ei kerätä


Kuten kukaan ei ole mestari syntyessään, samoin ei ensimmäinen lista ole yleensä kaikkein paras. Tai vaikka yritykseen olisi jo muodostunut vakiintuneita listoja, on silti hyvä ylläpitää ajantasaista tietoa listan toimivuudesta keräämällä aktiivisesti palautetta. Samoin aikaisemmin mainitut yhteiset säännöt muovautuvat parhaiten keskustelemalla ja arvioimalla aikaisempia listoja. Palautteenkeruu kannattaa rakentaa osaksi suunnitteluprosessia, jolloin sen suunnitteluun ei tarvitse käyttää aikaa ja kynnys tiedon hyödyntämiseen madaltuu.

Tunnistamalla epäonnistumiseen johtavat tekijät ajoissa ja reagoimalla niihin, varmistetaan työvuorosuunnittelun onnistuminen. Tavoitteena on prosessi, jonka lopputulokseen sekä suunnittelija, yritys että työntekijät ovat tyytyväisiä.



Muistilista työvuorosuunnittelussa onnistumiseen:


1. Aloita suunnittelu ajoissa ja varaa aikaa siihen liittyvään keskusteluun

2. Viesti yhteisistä kommunikaatiosäännöistä

3. Ajattele muutoksia suunnitteluun kuuluvana osana, ei yllätyksellisenä tapahtumana

4. Selvitä ja selkeytä tavoitteet listalle

5. Sisällytä palautteenkeruu osaksi suunnitteluprosessia



Oikealla ohjelmistolla suunnittelua voidaan helpottaa ja riski virheille pienenee. Mikäli pohdinnassasi on työvuorosuunnitteluohjelmiston hankinta, tai haluat keskustella aiheesta lisää, ota meihin yhteyttä. Keskustelemme kanssasi mielellämme!