Voiko nykyaikaisella ohjelmistolla parantaa yrityksen mainetta?

Yrityksen imagoa eli julkista kuvaa rakennetaan suunnitelmallisten tekojen ja viestien avulla. Millainen mielikuva syntyy yrityksestä, jonka toiminta perustuu lausahdukseen ”meillä on aina tehty näin”? Haluaako yritys kehittyä ja olla kehityksessä mukana vai tyytyä jo kerran opittuun mutta kenties ei parhaimpaan ratkaisuun? Entä voiko nykyaikaisella ohjelmistolla parantaa yrityksen mainetta asiakkaiden ja työntekijöiden silmissä?

Imago on yrityksestä syntyvä kuva, johon kietoutuu läheisesti myös maineen käsite – ja maine perustuu toimintaan. Hyvän maineen osatekijöitä ovat muun muassa yrityskulttuuri ja johtaminen, tuotteet ja palvelut, vastuullisuus ja eettiset periaatteet, sekä voimakkaan digitalisaation myötä kyky muuttua ja kehittää toimintaa. Kyse on siis monen tekijän summasta. Ennen kaikkea kyse on kuitenkin siitä, kohtaavatko lupaukset ja teot.

Nykyaikainen ohjelmisto viestii modernista yrityskulttuurista

Erilaisille sidosryhmille tehtyjen lupauksien, tekojen ja kokemuksien summasta kehittyy siis yrityksen maine. Yrityksen käyttämät ohjelmistot ovat yksi käytännön esimerkki siitä, miten yritys voi vaikuttaa maineen syntymiseen. Ohjelmistot vaikuttavat esimerkiksi työntekijöiden tuottavuuteen ja työn organisointiin, kommunikaatioon, työhyvinvointiin, ja siten laajemmassa kuvassa koko yrityskulttuuriin. Oli kyseessä sitten yrityksen käyttämä toiminnanohjausjärjestelmä, työvuorojen suunnitteluohjelma, tilausjärjestelmä tai verkkokauppa-alusta, se kertoo yrityksen toimintatavoista ja heijastuu arvoihin.

Yrityskulttuuri on usein keskeisessä asemassa yrityksen ohjelmistovalinnoissa, joko muutosta tukevana tai sitä jarruttavana. Kehitysmyönteisessä yrityskulttuurissa nykyaikaisen ohjelmiston tuomat mahdollisuudet ymmärretään osaksi liiketoiminnan kasvua. Toisaalta voi myös olla, että ohjelmisto koetaan ja tiedetään vanhentuneeksi, mutta mitään ei tapahdu. Yrityskulttuuri ei siis tue muutosta. Tarvitaan kehittymishalua, sitoutumista sekä aktiivisia toimijoita edistämään kehitysmyönteistä yrityskulttuuria johtotasolta alkaen. Myönteinen yrityskulttuuri kasvaa, kun ohjelmistojen käyttö koetaan vaivattomaksi ja yrityksen arkea ja liiketoimintaa palvelevaksi.

Nykyaikainen ohjelmisto on suunniteltu käyttäjäkeskeisesti

Palveluiden ja kuluttamisen digitalisoituminen on viime vuosina kasvanut räjähdysmäisesti, ja koronaviruspandemian myötä digitalisoituminen on entisestään kiihtynyt. Vietämme yhä enemmän aikaa erilaisten laitteiden parissa niin työssä kuin vapaa-ajallakin. Jos esimerkiksi markkinatutkimusyhtiö NielsenIQ:n mukaan päivittäistavaroiden verkkokauppa kolminkertaistui Suomessa korona-aikana, on selvää, että ihmiset ovat siirtyneet muillakin elämänalueilla yhä enemmän digitaaliseen maailmaan. Tämän seurauksena käyttäjien odotukset ohjelmistoilta ja digitaalisilta palveluilta ovat nykyään paljon korkeammat (Moneta & Sinclair).

Digitaalisten tuotteiden ja palveluiden käyttäminen on jo niin kokonaisvaltaista, että sen tulisi olla myös saumatonta – huono digitaalinen käyttökokemus karkottaa niin asiakkaat kuin hyvät työntekijätkin yllättävän nopeasti, sillä osaamme jo vaatia ohjelmistoilta intuitiivisuutta ja helppokäyttöisyyttä. Moderni ohjelmisto on siis suunniteltu käyttäjäkeskeisesti. Käyttäjäkeskeisesti suunnitellun ohjelmiston perusteet oppii hetkessä, ja se kehittyy jatkuvasti käyttäjien kokemuksien ja palautteiden pohjalta. Se on myös visuaalisesti miellyttävä sekä eri laitteisiin mukautuva eli responsiivinen.

Lue täältä lisää käyttäjäkeskeisestä ohjelmistosuunnittelusta.

Nykyaikainen ohjelmisto parantaa työhyvinvointia

Työnantajamielikuva on tärkeä mainetekijä, sillä kukapa ei toivoisi yritykseensä osaavia ja tehokkaita työntekijöitä. Työnantajamielikuva muodostuu työntekijöiden omista kokemuksesta liittyen työpaikan yrityskulttuuriin ja sen fyysisiin ja teknologisiin ympäristöihin. Etenkin digitaalisten järjestelmien, työvälineiden sekä palveluiden muodostama digitaalinen työntekijäkokemus on tänä päivänä merkittävässä roolissa. Panostaminen digitaaliseen työntekijäkokemukseen kannattaa, jotta työntekijät voivat keskittyä työn kannalta oikeisiin asioihin. Lue täältä, aiempi kirjoituksemme siitä, miten digitaalista työntekijäkokemusta voidaan kehittää.

Työ on mielekkäämpää ajanmukaisten, nopeiden ja helppokäyttöisten ohjelmistojen ansiosta. Parhaimmillaan nykyaikaiset digitaaliset ratkaisut tukevat ja kehittävät työntekijän omaa osaamista, hyödyntävät työntekijän taitoja monipuolisesti ja vapauttavat aikaa ja luovuutta työn kannalta olennaisiin asioihin. Hyvinvoiva työyhteisö onkin yrityksen tärkein voimavara.

Uudet teknologiat ja ohjelmistot aiheuttavat usein kuitenkin stressiä työntekijöiden keskuudessa. Riittämättömyyden ja osaamattomuuden tunteita tulee useimmiten, jos teknologian käyttöön ei tule työnantajan puolelta riittävää perehdyttämistä, tai jos työntekijä kokee uuden ohjelmiston käyttöönoton turhana. Kannattaa siis ensin selvittää yhdessä työntekijöiden kanssa tarpeet, toiveet ja resurssit ennen uuden ohjelmiston käyttöönottoa, sillä se on harvoin siirtymävaiheineen täysin kivuton prosessi. Muutosvastarinta usein vähenee, mikäli työntekijät saavat olla mukana vaikuttamassa heidän työtään koskevissa päätöksissä.

Nykyaikainen ohjelmisto parantaa tehokkuutta

Nykyihmisen ongelmana on usein järjestelmien määrä ja tiedon hajanaisuus. On niin paljon muistettavaa, tarkistettavaa ja päivitettävää. Paljon aikaa saattaa kulua eri järjestelmien parissa manuaalista työtä tehden ja tiedostoja tai papereita pyöritellen.

Moderni ohjelmisto toimii sekä tietokoneella että mobiililaitteilla, ja integroituu näppärästi muihin järjestelmiin. Siten kommunikointi ja tietojen päivittäminen eri alustoille helpottuu ja nopeuttaa prosesseja. Tiedon ja muutosten hallinta on siis sitä sujuvampaa, mitä enemmän yritykselle tärkeitä toimintoja on mahdollista sisällyttää tai integroida yhteen ohjelmistoon. Työntekijän motivaatio pysyy korkealla ja työ nopeutuu, kun ei tarvitse tuskailla hitaan ja epäloogisen käyttöliittymän kanssa tai vertailla Excel-taulukon lukuja toisessa järjestelmässä oleviin tietoihin. Laadukas ohjelmisto automatisoi toimintoja ja vähentää manuaaliseen työhön kuluvaa aikaa.

Kuten sanotaan, maine kulkee yrityksen edellä. Yrityksen hyvä maine syntyy tekojen kautta, ja se edistää luottamusta ja arvostusta – ja tietenkin bisnestä. Yrityksen hyvin suunniteltu arki houkuttelee parhaat asiakkaat ja työntekijät ja luo positiivista yrityskulttuuria. Näissä arjen toiminnoissa myös ohjelmistovalinnoilla on merkitystä yrityksen maineen rakentajana.

Kaikkien yritysten – toimialasta tai koosta riippumatta – kannattaa ajoittain tarkistaa ohjelmistojaan vastaamaan tämän päivän käyttäjien tarpeita. Lue lisää täältä, mikäli tämä artikkeli herätti ajatuksia uuden ohjelmiston hankintaan liittyen.