Näin työntekijät saadaan oikeaan paikkaan oikeaan aikaan

Näin työntekijät saadaan oikeaan paikkaan oikeaan aikaan

Kuinka saada oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin oikeaan aikaan? Toimivan työvuorosuunnitelman tekeminen on välillä haastava palapeli, jossa on paljon liikkuvia osia. Jokaiseen työvuoroon tarvitaan työntekijä, joka täyttää vuoron osaamisvaatimukset ja on muutenkin soveltuva vuoroon. Tämän lisäksi on huomioitava mm. lepoajat ja muut työehtosopimuksen asettamat säännöt sekä työntekijöiden toiveet.

Toiveiden ja tarpeiden yhteensovittaminen on hyvin tärkeää, mutta ei aina aivan yksinkertaista. Työtehtävien ja työntekijöiden yhdistäminen muuttuu yhä haastavammiksi työmäärän kasvaessa ja silloin onkin tärkeää löytää keinot tehokkaaseen ja toimivaan suunnitteluun. Lisäksi tilanteet voivat muuttua nopeasti ja ennakoimattomasti ja muutoksiin on pystyttävä reagoimaan nopealla aikataululla. Kokosimme yhteen 4 vinkkiä, kuinka saada oikeat työntekijät oikeaan paikkaan ja oikeaan aikaan töihin.

1. Varmista, että tieto työvuoron vaatimuksista ja työntekijän osaamisesta ovat helposti saatavilla

Kun mietitään sitä, miten oikeat työntekijät saadaan oikeaan paikkaan töihin oikeaan aikaan, nousee ensimmäisenä mieleen työntekijöiden osaamisen ja soveltumisen arviointi. On tietysti ensisijaisen tärkeää, että jokaisessa työvuorossa on sellainen henkilö, joka suoriutuu työtehtävistä ja täyttää vaatimukset. Asia ei aina kuitenkaan ole niin yksinkertainen, kun voisi äkkiseltään kuvitella. Osassa samalla nimikkeellä tehtävistä vuoroista voidaan esimerkiksi tarvita erityisosaamista, joita kaikissa vuoroissa, tai kaikilta vuorossa olevilta ei vaadita. Osa työntekijöistä voi soveltua mihin tahansa vuoroon, kun taas osa ei välttämättä. Miten resurssit saadaan jaettua niin, että paikalla on aina tarvittava määrä osaamista?

On tärkeää, että suunnittelija (kuten myös mahdolliset sijaiset) tietävät tarkalleen, millaista ja miten paljon tiettyä osaamista missäkin vuorossa tarvitaan sekä keneltä sitä löytyy. Kun työntekijöitä on paljon, voi olla vaikea muistaa ulkoa kaikkien erityisosaamiset, luvat ja erilaiset kortit ja passit. Työvuorosuunnittelu on helpompaa, kun sekä vuorojen osaamisvaatimukset että työntekijöiden osaamiset on määritetty tarkkaan ja ovat helposti saatavilla ja ylläpidettävissä.

Tässä suunnittelijaa voi auttaa työvuorosuunnitteluohjelmisto, jossa osaamisvaatimuksia ja osaamisia voidaan ylläpitää. Hyvällä ohjelmistolla työtä ei pysty suunnittelemaan työntekijälle, jonka osaaminen ei riitä vuoroon, eikä osaamisia näin tarvitse tarkistella erikseen.

2. Visuaalisuus helpottaa suunnittelua

Työvuorosuunnittelussa täytyy kuitenkin osaamisten lisäksi ottaa huomioon monia muitakin näkökulmia, kuten työntekijöiden toiveet, lainsäädännön ja työehtosopimusten asettamat vaatimukset sekä työaikaergonomia ja työhyvinvointi.

Visuaalinen suunnittelunäkymä auttaa hahmottamaan suunnitelmaa ja tavoitteiden toteutumista. Kun kaikki suunnittelun tueksi tarvittavat tiedot ovat samassa näkymässä ja helposti hahmotettavissa, on toimivan suunnitelman tekeminen huomattavasti helpompaa.

Tässäkin auttaa työvuorosuunnittelua varten kehitetty ohjelmisto, jossa on panostettu visuaalisuuteen. Keinoihin voi kuulua esimerkiksi erilaiset värikoodit, laskurit ja huomautukset. Parhaassa tapauksessa suunnittelija voi tehdä koko työvuorolistan niin, ettei hänen tarvitse tarkistaa yhtäkään tietoa mistään muualta. Työntekijöiden itse syöttämät toiveet ovat suoraan näkyvissä suunnittelunäkymässä, arkipyhät on merkitty selkeästi kalenteriin ja ohjelmisto huomauttaa, jos työehtosopimuksen työaikasääntöjä rikotaan suunnitelmassa.

3. Varaudu äkillisiin muutoksiin

Alkuperäiseen työvuorolistaan tulee lähes aina joitain muutoksia, esimerkiksi sairaspoissaoloja ei voida ennustaa ja ilmoitus saattaa tulla hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. On tärkeää huolehtia, että tällaisiin äkillisiin muutoksiin pystytään vastaamaan nopeasti.

Jotta tämä onnistuu, on ensisijaisen tärkeää, että kommunikointikanavat ovat kunnossa. Päätyykö tieto työntekijän sairastumisesta nopeasti ja vaivattomasti kaikille tarvittaville osapuolille? Onko työvuorosuunnittelijalla keinot, joilla ottaa yhteyttä mahdollisiin sijaisiin helposti ja nopeasti? Liikkuuko tieto uuden työntekijän löytymisestä heti kaikille osapuolille?

On tärkeää, että näitä tilanteita varten löytyy selkeät toimintatavat, joita kaikki noudattavat. Käytössä olevalla teknologialla on iso rooli kommunikoinnin tehostamisessa. Puhelinsoittojen ja sähköpostien sijaan kannattaa käyttää ohjelmistoa, jonka ominaisuudet auttavat nopeassa toiminnassa. Esimerkiksi sijaisen löytäminen vuoroon nopeutuu huomattavasti, jos kaikki sopivat työntekijät voidaan tavoittaa yhdellä napin painalluksella, sen sijaan että heille soiteltaisiin ja viestiteltäisiin peräkkäin.

4. Muista panostaa hyvään työntekijäkokemukseen

Työntekijäkokemus on hyvin laaja kokonaisuus, johon vaikuttavia asioita on loputtomasti. Työvuorosuunnittelu on yksi näistä asioista, joilla työntekijäkokemukseen voidaan vaikuttaa. On tärkeää, että työntekijät kokevat tulevansa kohdelluksi tasapuolisesti ja että heidän hyvinvointinsa ja toiveensa huomioidaan mahdollisimman hyvin. Positiivinen työntekijäkokemus edesauttaa työntekijöiden sitoutumista työnantajaan.

Työvuorosuunnitteluohjelmisto voi auttaa tässäkin, sillä taustalle määritellyt säännöt pitävän huolen siitä, ettei esimerkiksi lepoaikoja rikota vahingossa. Myöskään toiveita ei jätetä vahingossa huomioimatta, kun ne löytyvät suoraan suunnittelunäkymästä, sähköpostin tai paperilappujen sijasta.

Työvuorosuunnittelun lisäksi myös käytössä olevat teknologiat vaikuttavat työntekijäkokemukseen. Kun työntekijöillä on käytössään sopivat työkalut, jotka tukevat heidän työntekoaan, voidaan välttyä turhautumiselta ja lisätä onnistumisen kokemuksia. Lue lisää aiheesta aiemmasta blogitekstistämme.

Kannattaa siis varmistaa, että työntekijöillä on käytössään työkalut, joilla ainakin omien toiveiden ilmoittaminen, tulevien vuorojen tarkastelu ja tuntien kirjaaminen on mahdollisimman helppoa. Toiveiden ilmoittaminen ja tuntien kirjaaminen tulevat myös todennäköisemmin tehtyä ajoissa, kun se on tehty mahdollisimman helpoksi.

Tutustu työvuorosuunnitteluohjelmiin tästä